k5 Gästemeldewesen

EFFIZIENTE DATENERFASSUNG

Urlauber Mit Feratel und den k5-Partnern haben zwei Expertenteams zusammengefunden: Feratel ist einer der führenden Anbieter touristischer Informationssysteme und k5 Kommunalmanagement ist der Österreich-Standard bei kommunalen Lösungen. Mit dem k5 Gästemeldewesen kam das erste gemeinsam entwickelte Programm für Gemeinden, Tourismusverbände und Beherbergungsbetriebe auf den Markt.

Zielsetzung des neuen k5 Gästemeldewesens war die Integration von touristischen und meldetechnischen Marktanforderungen sowie eine stärkere Zusammenarbeit zwischen allen Akteuren. Besonderes Augenmerk wurde auf die Integration von Beherbergungsbetrieben und die optimierte Handhabung der notwendigen Arbeitsschritte gelegt. So bietet das k5 Gästemeldewesen viele Kommunikationswege in Form von Import-/Export-Schnittstellen und die direkte Einbindung der Betriebe in den Arbeitsablauf (Direkt-Mail, Abfrage von Vorschreibungsdaten, Wartung von Betten- und Betriebsstammdaten, uvm.).

Kernstück des k5 Gästemeldewesens ist die Erfassungsmaske, denn die Eingabe der Meldungen verursacht den größten Zeitaufwand und muss bestmöglich optimiert werden. Eine Vielzahl von Automatismen wie z. B. Duplizieren von Inhalten, automatische Ableitung von vorab festgelegten Werten und automatische Berechnung der Abgaben anhand der hinterlegten Tarife bieten maximale Effizienz.

Die vom Vermieter über den Meldeclient erfassten Meldedaten können direkt importiert werden. Die manuelle Erfassung im Gemeindeamt oder im Tourismusverband ist damit nicht mehr notwendig.

Durch den Einsatz modernster Entwicklungstechnologien ist auch die Einbindung zukünftiger Anforderungen sichergestellt.

k5 eGästemeldewesen – neuer Webclient

Mit dem neuen Webclient präsentiert Feratel nicht nur eine moderne Oberfläche, sondern auch starke neue Funktionalitäten, die nicht nur den Gemeinden und Tourismus-verbänden, sondern auch den Betrieben mehr Komfort bieten.

Webclient für Kapazitätsmeldung und Gästemeldeblatterfassung

Die Meldung der Zimmerkapazitäten über einen Web-client an den Tourismusverband ist in den Betrieben zahlreicher Gemeinden bereits gelebte und vielfach bewährte Praxis.
Mit dem neuen Webclient kann nun zusätzlich die Gästemeldeblatterfassung und damit die rechtskonforme Meldung an die Gemeinde elektronisch durchgeführt werden. Der Vorteil für den Betrieb: ein einziger Zugang für beide Anwendungsbereiche sowie die Einhaltung der gesetzlichen Meldefristen, ohne zusätzliche Wege ins Gemeindeamt auf sich nehmen zu müssen. Soll die Adresse gespeichert werden, kann über den Webclient eine Gastdatenbank zur weiteren Verwendung aufgebaut werden. Der Vorteil für den Tourismusverband: Die Qualität der Gästedaten wird deutlich verbessert.

Automatische Zuteilung der Gästeblätter

Hat ein Betrieb keine eigene Hotelsoftware im Einsatz, ordnet das System den elektronischen Gästeblätterblock des Betriebs aus dem digitalen Lager im k5 Gästemeldewesen (Deskline) automatisch der Gemeinde zu – ein weiterer Schritt zur Reduzierung des Verwaltungsaufwandes für die Gemeinde, die auch nur noch mit einer Lösung, dem k5 Gästemeldewesen, arbeiten muss. Im Übrigen sind bereits einige Hotelsoftwareanbieter dabei, diese Funktion in ihre Lösung zu integrieren.

Digitale Signatur und Datenübernahme gescannter Dokumente

Meldeblätter in Papierform gehören endgültig der Vergangenheit an. Der neue Webclient ermöglicht es nicht nur, dass der Betrieb die Gastdaten digital erfasst, sondern dass er das elektronische Gästeblatt auch digital signiert. Der Vorteil für den Betrieb: fehlerfreie Erfassung direkt durch den Gast und Vermeidung der Papierablage durch die digitale Archivierung. Durch das Einscannen der Reisedokumente können die Daten automatisch übernommen werden.

Pre¬Check¬In: Entspannte Anreise für Gast und Betrieb

Damit die Gäste rasch und ohne Verzögerung ihre Zimmer beziehen können, besteht die Möglichkeit, dass Hotels und Pensionen ihren Gästen mit aufrechten Buchungen vorab einen Link zur bequemen Erfassung der Meldedaten von zuhause auszusenden. Mit derselben Methode kann natürlich auch über das Smartphone des Gastes oder über die vom Hotel zur Verfügung gestellten Tablets im Wartebereich gearbeitet werden; ein großer Vorteil, wenn z. B. größere Gruppen gleichzeitig einchecken möchten. Und das Beste daran: Das Webformular spricht die Sprache des Gastes und es kommt nicht mehr zu falsch ausgefüllten Formularen aufgrund sprachlicher Barrieren. Seit Frühjahr 2020 werden unsere Kunden auf den neuen Webclient umgestellt, die Schulungen erfolgen derzeit über Webinare. Zusatzmodule wie Rechnungserstellung und Digitale Unterschrift sind zwar kostenpflichtig, aber durchwegs knapp kalkuliert.