Für die Stadtgemeinde Weiz ist effizientes Dokumentenmanagement ein zentrales Element der modernen Verwaltung. Mit der Umstellung auf eine durchgängige digitale Rechnungsabzeichnung wurde ein hohes Maß an Transparenz und Prozessbeschleunigung erzielt.
Bei der Entscheidung für k5 Kommunalmanagement war das Dokumentenmanagement eines der entscheidenden Auswahlkriterien für den Umstieg auf die Gesamtlösung der PSC, wie Stadtamtsdirektor Mag. Martin Bauer ausführt: „Dokumentenmanagementsysteme stellen ein zentrales Element der zukünftigen Entwicklung im modernen kommunalen Management dar. Der Zuschlag für k5 war eine langfristige strategische Entscheidung, denn eine neue Software-Gesamtlösung und die Zusammenarbeit mit einem neuen IT-Partner muss über viele Jahre Bestand haben und somit muss auch das DMS langfristig die richtige Lösung sein.“
In Weiz haben alle der rund 100 User in der Stadtverwaltung, den Schulen und Kindergärten, dem Bau- und Wirtschaftshof und dem Wasserwerk nicht nur Zugriff auf k5 DMS Dokumentenmanagement, sondern es wird auch flächendeckend sehr aktiv genutzt. Insbesondere die Rechnungsabzeichnung erfolgt ausschließlich auf digitalem Weg: „Der Rechnungslauf ist ein durchgängiger Prozess, der sich optimal für die Abwicklung über einen Workflow anbietet. Daher haben wir mit der Digitalisierung dieses Bereichs begonnen und in der täglichen Praxis funktioniert das heute bereits ganz ausgezeichnet“, erläutert Stadtamtsdirektor Mag. Bauer.
Flexibler Workflow
Sämtliche Rechnungen, egal ob im PDF-Format oder eingescannte Papierrechnungen werden von der Finanzverwaltung zur rechnerischen Prüfung zentral erfasst und den sachlich zuständigen Fachbereichen zugeordnet. Über vorgegebene Workflows erfolgt der weitere Rechnungslauf zur sachlichen Prüfung durch den Sachbearbeiter, natürlich mit einer Feedbackvariante, falls es beispielsweise Änderungsvorschläge zur Verbuchung gibt, und abschließend an den Anordnungsbefugten.
Ein wesentlicher Vorteil ist, dass – abhängig von der Größenordnung im Fall einer zu erfolgenden Anordnung durch den Bürgermeister – der Abteilungsleiter die Rechnung automatisch zusätzlich zum Sachbearbeiter zur Freigabe erhält. „In den vorgegebenen Workflow kann beispielsweise für den Eintrag eines weiteren Sachbearbeiters jederzeit manuell eingegriffen werden, wodurch das System flexibel bleibt“, streicht IT-Leiter Andreas Lehofer einen großen Pluspunkt von k5 DMS heraus.
Hoher Informationsstand: alle Belege auf einen Blick
Als weitere Highlights nennen der Stadtamtsdirektor und der IT-Leiter die wesentlich raschere Rechnungsanweisung im Vergleich zur Papierform, wo ein Dokument physisch mehrere Stellen durchläuft – bei Rückfragen auch mehrfach – bis schlussendlich angewiesen werden kann. Ein unschlagbares Plus ist die wesentlich größere Transparenz: Alle Belege wie Bestellungen, Stadtratsbeschlüsse etc., die zur sachlichen Kontrolle und für den Anordnungsbefugten relevant sind, können eingesehen werden. „Darüber hinaus hat man den Vorteil, auch zu einem späteren Zeitpunkt direkt aus k5 Finanz auf alle Belege Zugriff zu haben. Dadurch hat man einen sehr hohen Informationsstand hinsichtlich der einzelnen Buchungen.
Aktuell werden sämtliche Verträge und weitere abteilungsspezifische Prozesse sukzessive in k5 DMS abgebildet. „Am wichtigsten ist die Akzeptanz durch die User. Wir gehen die DMS-Einführung daher Schritt für Schritt an und dabei stehen uns die Experten der PSC mit Consulting und Schulungen zur Seite. Bei der Weiterentwicklung der Lösung können wir uns einbringen und es wird auf unsere Wünsche eingegangen“, berichten Stadtamtsdirektor Mag. Bauer und IT-Leiter Lehofer abschließend.
Der Rechnungslauf ist ein durchgängiger Prozess, der sich optimal für die Abwicklung über einen Workflow anbietet.
Stadtamtsdirektor
Mag. Martin Bauer
„In den vorgegebenen Workflow kann jederzeit manuell eingegriffen werden, wodurch das System flexibel bleibt."
IT-Leiter Andreas Lehofer
Nachzulesen im PSC Journal 2019