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Die zügige Abwicklung von Verfahren ist nur möglich, wenn wichtige Basisdaten durch das System zur Verfügung gestellt werden können.
k5 Verfahren ermöglicht deshalb beispielsweise die Verwaltung von Grundstücks-, Objekt- oder Liegenschaftsdaten. Bei der Abwicklung von Verfahren kann damit auf aktuelle Basisdaten zurückgegriffen werden.
Natürlich nimmt k5 Verfahren auch darauf Rücksicht, dass immer mehr Verwaltungsdaten zentral verwaltet und von den einzelnen Gemeinden genutzt werden können. Deshalb unterstützt das Programm den Import von Grundstücks- und Eigentümerdaten aus dem Datenbestand des Bundesamtes für Eich- und Vermessungswesen, Objekt- und Nutzungseinheitendaten können mit dem Gebäude und Wohnungsregister abgeglichen werden.
Mit dem GWR ist in Österreich ein wichtiges Verwaltungsregister im Aufbau begriffen, das aktuelle Daten von Gebäuden, Nutzungseinheiten und Adressen zur Verfügung stellen wird. Diese Daten werden in k5 Verfahren tief integriert. Sie können Datenaktualisierungen im GWR direkt aus k5 Verfahren anstoßen.
Andererseits können Sie online die aktuellen Daten aus dem Gebäuderegister in die lokalen Daten übernehmen. Aber auch bereits vor diesem Termin können die gesamten GWR-Daten der Gemeinde als wichtige Basisdaten in k5 Verfahren importiert werden.
k5 Verfahren zeigt sich Ihnen in einer modernen Oberfläche, in der Sie intuitiv durch die vielfältigen Funktionen geführt werden. Das erleichtert das rasche Suchen oder Bearbeiten von Basis- bzw. Verfahrensdaten. Hervorzuheben ist vor allem das integrierte Textwerkzeug. Damit können Sie auch ohne Microsoft Office auf dem Arbeitsplatz Vorlagedokumente konzipieren und im Verfahren selbst auch direkt als PDF-Dokument erzeugen.
Das Verwaltungsverfahren ist auf ein gut funktionierendes Zusammenspiel der unterschiedlichen Informationsquellen angewiesen. Dabei sind sowohl lokale Daten in der Gemeinde, als auch zentral zur Verfügung gestellte Informationen zu berücksichtigen. Durch das Integrieren bestehender Personen- und Adressdaten werden Redundanzen in der Datenhaltung vermieden bzw. durchgängige Datenflüsse realisiert. Wertvolle Arbeitszeit soll nicht für das Abtippen von Daten vergeudet werden, sondern für die rechtliche Beurteilung des Verfahrensgegenstandes zur Verfügung stehen.
Auch die Verknüpfung zu den geografischen Daten stellt einen wichtigen Aspekt dar. Die Einbindung von k5 Dokumentenmanagement und somit die Visualisierung auch externer Aktengrundlagen sorgt in k5 Verfahren für noch größeren Nutzerkomfort.
Mit dem Map Widget lässt sich WebOffice nahtlos als Kartenfenster in eine bestehende Homepage oder Fachapplikation einbinden, inklusive aller relevanten Werkzeuge.
Als moderne Kommunalsoftware bieten die k5 Produkte ebenfalls die Möglichkeit, die duale Zustellung zu nutzen. Die Vorteile dafür liegen klar auf der Hand:
In k5 Verfahren ist dies auch mittels des hybriden Rückscheines möglich. Wie das geht, erklärt ein kurzes Video.
k5 Verfahren kann zur Abwicklung beliebiger Verwaltungsverfahren verwendet werden. Die Definitionswerkzeuge erlauben es, je nach Einsatzbereich, den Ablauf des Verfahrens sehr detailliert im System zu hinterlegen. Zu wichtigen Verfahrenselementen gehören beispielsweise die Verwaltung der Verfahrenskosten bzw. die Definition von Verfahrensdokumenten. Diese Bausteine können im konkreten Verfahren zielgerichtet eingesetzt werden und ermöglichen damit rasche Durchlaufzeiten und gleichbleibende Qualität.