Im Bezirk Oberpullendorf fielen vor rund einem Jahr drei Entscheidungen für einen Wechsel zu k5 und zur PSC als neuen Softwarepartner. Sowohl die Bezirkshauptstadt Oberpullendorf als auch die Marktgemeinden Kobersdorf und Weppersdorf fassten unabhängig voneinander den Entschluss, auf k5 umzusteigen.
Stadtgemeinde Oberpullendorf
Herr Stadtamtsleiter Stibi, was waren Ihre grundsätzlichen Überlegungen für einen Umstieg?
Die Herausforderungen an die Gemeinden haben sich über die Jahre dramatisch verschärft. Ein einfaches Beispiel: Früher hat man einfach einen Baum gepflanzt, heute muss man den Zustand und die Pflege jedes einzelnen Baumes administrieren und dokumentieren können. Eine Gemeinde muss in vielerlei Hinsicht wie ein Wirtschaftsunternehmen geführt werden und auf Anfragen muss binnen Stunden reagiert werden. Das alles verlangt nach einer Lösung, die State-of-the Art ist.
Wir haben uns entschlossen, rechtzeitig vor Einführung der VRV auf eine zeitgemäße und praxiserprobte Lösung umzustellen, und uns für k5 Kommunalmanagement, das auch unsere speziellen Anforderungen „aus einer Hand“ abdeckt, entschieden.
Welche Features gefallen Ihnen persönlich am besten an k5?
Es gibt viele Aspekte, die das tägliche Arbeiten damit erleichtern und beschleunigen. Mit k5 DMS haben wir beispielsweise jetzt den großen Vorteil der Volltextsuche. Generell ist k5, vor allem k5 Verfahren, ein mächtiges Tool, um sich gut zu organisieren, mit übersichtlichen Evidenzen und Aufgaben, es kann nichts mehr in Vergessenheit geraten. Wo wir früher mit Excel-Listen und Word-Vorlagen gearbeitet haben, geht jetzt alles vollintegriert und auf Knopfdruck.
Ähnliches gilt auch für k5 Finanz. Schnelle Auswertungen für den Herrn Bürgermeister oder eine Sitzung sind sofort erledigt. Buchungstexte korrigieren geht jetzt per Mausklick.
Mit k5 können wir viele Prozesse schrittweise digitalisieren, zum Beispiel die Zeiterfassung. Wir haben mit k5 eine lückenlose Aufzeichnung über die Anwesenheit aller Gemeindebediensteten bis hin zum Schulwart und dem Reinigungspersonal. Jeder Urlaubsantrag erfolgt heute elektronisch über die Zeiterfassung. Wir ersparen uns den ganzen Papieraufwand, und ich weiß auch bei einem Zeitausgleichsantrag sofort Bescheid und nicht mit Zeitverzögerung wie früher.
Wie schnell haben sich Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf k5 eingestellt?
Sehr rasch und problemlos. Die Anwenderfreundlichkeit von k5 hat es sogar ermöglicht, dass manche Tätigkeiten von den Fachabteilungen nun selbst durchgeführt werden können. So hat die Buchhaltung bisher die Vorschreibung für den Friedhof erledigen müssen, heute macht das die Kollegin, die auch für den Friedhof zuständig ist.
Marktgemeinden Kobersdorf und Weppersdorf
Wiewohl die Entscheidungen unabhängig voneinander getroffen wurden, nutzte man in den Marktgemeinden Kobersdorf und Weppersdorf doch gewisse Synergien im Meinungsbildungsprozess und bei den Schulungen. Wir trafen daher Amtsleiterin Patricia Steiner von der Marktgemeinde Kobersdorf und Amtsleiterin OAR Andrea Bschaden aus Weppersdorf zu einem gemeinsamen Termin.
Frau Amtsleiterin Steiner, Frau Amtsleiterin Bschaden, warum war k5 die richtige Lösung für Sie?
Amtsleiterin Steiner: k5 war der klare Favorit. Schon bei der Präsentation wurde seitens PSC auf alle Fragen kompetent und mit Praxisbeispielen eingegangen. Wir brauchen einen zuverlässigen Partner und eine Lösung, die ausgereift ist, daher ging der Zuschlag an PSC.
Amtsleiterin Bschaden: Von der Wohnbauförderung über das Grundbuch bis hin zu den Energieausweisen, alles wird zunehmend digitalisiert und man arbeitet mit Echtzeitdaten. Dafür braucht man eine Lösung wie k5, die mit dem technologischen Fortschritt mithalten kann.
Sie arbeiten seit rund einem Jahr mit k5. Welche Vorteile begeistern Sie besonders?
Amtsleiterin Steiner: Die nahtlose Integration von k5 mit Microsoft Office erspart uns beispielsweise bei der Budgeterstellung viel Arbeit. In Kobersdorf haben wir drei Ortsteile, dadurch haben wir drei Feuerwehren und zwei Kindergärten. Dazu kommen noch zwei Schulen. Wir haben an alle Einrichtungen eine Excel-Liste mit den Voranschlagskonten ausgesendet und konnten alles per Mausklick in das k5 Finanzmanagement einspielen. Das hat gleich beim ersten Mal super funktioniert.
Amtsleiterin Bschaden: Bei der Fortschreibung des mittelfristigen Finanzplanes unterstützt mich k5 durch die diversen Voreinstellungen optimal. Auch die Übernahme der Budgetschulden können einfach in einer eigenen Maske bearbeitet werden und fließen auf Knopfdruck ein.
Wie zufrieden sind Sie mit der Zusammenarbeit mit PSC und dem Dienstleistungsangebot?
Amtsleiterin Bschaden: Die PSC bietet sehr umfassenden Support. Wir nutzen beispielsweise das All-In-Paket der PSC und haben die Lohnverrechnung ausgelagert. Dabei ging es mir vor allem um die Rechtssicherheit, denn es handelt sich dabei um eine komplexe Materie, beispielsweise hinsichtlich der Abfertigungen oder Sonderzahlungen. Diese Bereiche sind bei den Spezialisten der PSC optimal aufgehoben.
Amtsleiterin Steiner: Wir machen die Lohnverrechnung selber. Der zuständige Kollege ist von k5 Lohn positiv überrascht, im Speziellen von der Probeabrechnung und der perfekten Betreuung, bei der auch die Chemie stimmt. Eine wesentliche Erleichterung ist das Arbeiten im Rechenzentrum, da wir uns um die Server und die Datensicherheit nicht mehr selbst kümmern müssen.
Amtsleiterin Bschaden: Dem kann ich mich nur anschließen. Bei Bedarf erstreckt sich der Support bis hin zu einer Unterstützung vor Ort, auf die ich für den ersten Rechnungsabschluss zurückgegriffen habe. Wir haben mit PSC in drei Stunden alles gemeinsam durchgearbeitet. Das gibt einem die nötige Sicherheit!
Nachzulesen im PSC Journal 01 2018