Mit der Landeshauptstadt Eisenstadt sowie den
Bezirksstädten Oberpullendorf, Güssing, Neusiedl, Mattersburg und der
Stadtgemeinde Pinkafeld haben die meisten burgenländischen Städte eine
Entscheidung für k5 getroffen.
Für die Stadtgemeinde Mattersburg wurde
gleichzeitig mit dem Wechsel zur PSC und zu k5 auch eine
Dokumentenmanagementlösung als landesweites „Role Model“ entwickelt. Wir
sprachen mit Amtsleiter OAR Karl Aufner über dieses Vorzeigeprojekt:
Herr Amtsleiter Aufner, der
Wechsel zu einem neuen IT-Partner war sicher ein wohlüberlegter Schritt. Wurden
Ihre Erwartungen erfüllt?
Wir sind mit
genauen Vorstellungen an die neue Lösung herangegangen, auch in Hinblick auf
Herausforderungen, denen wir uns in der Zukunft stellen müssen, wie die VRV
2015, mit der ich mich als Vortragender der Verwaltungsakademie des Landes
intensiv befasse. Wir arbeiten jetzt seit rund einem Jahr mit k5 und unsere
Erwartungen wurden sogar übertroffen. Ich persönlich genieße das Arbeiten mit
k5, da es eine wesentliche Arbeitserleichterung für mich darstellt, denn es ist
durch die nahtlose Integration mit Excel auch ein hervorragendes Werkzeug für
die Datenpräsentation. Mich erstaunt nicht, dass k5 die führende Lösung in
Österreich ist.
Ein Bereich, der Ihnen
besonders wichtig war, ist das Dokumentenmanagement bzw. der ELAK. Warum hat
dieses Thema so einen hohen Stellenwert für Sie?
Im Unterschied zu
anderen Bundesländern ist die Ausbildung der Amtsleiter im Burgenland
einheitlich und daher unabhängig von der Gemeindegröße auch die Ablaufregelung
in der Verwaltung ähnlich. Daher war die Entwicklung einer allgemein gültigen
Vorlage für alle k5-Gemeinden des Landes naheliegend.
Generell ist k5
eine Lösung, die sich an individuelle Bedürfnisse gut anpassen lässt, das gilt
auch für das Dokumentenmanagement. Der Einheitsaktenplan wurde von PSC für uns adaptiert
und in der Struktur verfeinert, darüber hinaus können wir weitere Anpassungen
auch selbstständig durchführen, wodurch wir äußerst flexibel arbeiten können.
In Mattersburg wurden seit
2006 Dokumente eingescannt. Konnten die Daten problemlos übernommen werden?
Es gab keinerlei
Probleme, im Gegenteil, die Migration von Docuware auf k5 DMS hat sogar eine
Verbesserung gebracht, denn es wurden rund 650.000 Scans in recherchierbare
PDFs umgewandelt. Die ursprünglichen Beschlagwortungen und Codes wurden
übernommen und zusätzlich haben wir jetzt die Möglichkeit der Volltextsuche,
ein wesentlicher Vorteil!
Welche Vorteile bietet k5 DMS
in der täglichen Arbeitspraxis?
k5 DMS bietet
wesentlich mehr Komfort in der täglichen Arbeit. Man kann durchgängig alles elektronisch
bearbeiten, bisher war das in der Praxis nicht machbar. Für mich persönlich ist
es ein besonderes Highlight, dass ich mir spontan aus mehreren vorhandenen
Akten oder Schriftstücken beispielsweise einen Sitzungsakt zusammenstellen kann.
Jeder Mitarbeiter
kann auch in sein persönliches Ablagefach einscannen, beispielsweise die
Erledigung, und dem ursprünglichen Eingangsschriftstück beifügen. Früher
mussten wir nach dem Ein- und Ausgang suchen, jetzt ist das viel komfortabler
gelöst, und man hat automatisch den gesamten Akt übersichtlich im Zugriff.
Das Ausdrucken
und manuelle Abzeichnen der Post durch die Bürgermeisterin wie vor der
Einführung von k5 entfallen, denn sowohl die Zusendung als auch das Lesen wird in
der Dokumentenmappe mit zwei Zeitstempeln vermerkt, womit dem Gesetz Genüge
getan ist. Das ist für alle, insbesondere natürlich für die Bürgermeisterin,
eine deutliche Arbeitserleichterung.
Setzen Sie k5 DMS auch in der
Personalverwaltung ein?
Ja, und hier
kommt uns ein weiteres Highlight von k5 DMS, das intelligente
Berechtigungssystem, zugute, denn wir können Dokumentenmappen als vertraulich
einstufen, damit nicht berechtigte Sachbearbeiter diese Mappe weder suchen noch
aufrufen können, auch nicht über die Volltextsuche. Der Personalverantwortliche
kann Schriftstücke bereits als geschützte Dokumente in k5 DMS importieren, diese
sind dann ab dem Scannen vor Einsichtnahme durch unberechtigte Personen
geschützt. Vor der Umstellung auf k5 konnten wir das nur über einen zweiten
Belegkreis lösen, was natürlich umständlich war.
Die Einführung eines
Dokumentenmanagementsystems ist viel mehr als die Umstellung auf eine neue
Softwarelösung. Hier geht es um Prozesse und Organisation. Wie beurteilen Sie
im Rückblick die Zusammenarbeit mit der PSC?
Die
Zusammenarbeit mit der PSC kann ich nur loben. Auf unsere Wünsche wurde
ausführlich eingegangen und wir konnten alles mit den Experten der PSC auf
Augenhöhe diskutieren. Im Laufe des DMS-Projektes haben sich die Berater von
der PSC intensiv mit den konkreten Gegebenheiten in Mattersburg auseinandergesetzt
und uns auch in organisatorischen Fragen optimal beraten, viele ihrer
Anregungen wurden umgesetzt.
Ich genieße das Arbeiten mit k5. Auch k5 DMS bietet wesentlich mehr Komfort und Flexibilität in der täglichen Arbeit und man kann durchgängig alles elektronisch bearbeiten. Ein besonderes Highlight ist, dass ich mir spontan aus mehreren Schriftstücken einen Sitzungsakt zusammenstellen kann.
OAR Karl Aufner, Amtsleiter
Nachzulesen im PSC Journal 01 2017