Seit Mai 2017 dürfen wir auch die Marktgemeinde Gratkorn zu unseren Kunden zählen. Die Entscheidung aller Gemeindebediensteten für k5 war einstimmig gefallen. Nach einem knappen Jahr holten wir uns ein Feedback über die Erfahrungen im Praxiseinsatz.
Ein Jahr k5-Praxiseinsatz in Gratkorn
„Alle Informationen und Dokumente über einen Steuerpflichtigen auf Knopfdruck zur Verfügung zu haben und bei jeder Buchung alle Belege und den gesamten Schriftverkehr im elektronischen Akt ablegen zu können, erleichtert das tägliche Arbeiten ungemein,“ berichtet Finanzleiter Mag. Daniel Strohrigl begeistert. „Mir persönlich hat vor allem die Nachvollziehbarkeit von k5 und die Möglichkeit individueller Einstellungen gefallen. Trotz der sehr willkommenen Automatisierung will ich als Finanzverantwortlicher in jeden Schritt eingreifen und allfällige Abweichungen nachvollziehen können sowie selbstbestimmt arbeiten. k5 ist transparent und erlaubt dem Anwender diese Steuerung.“
Auch im Personalwesen nutzt Petra Halbedl, die in Gratkorn für die gesamte IT und für den Lohnbereich verantwortlich zeichnet, die DMS-Funktionen von k5 sehr gerne: „Im Personalakt sind alle Dokumente zentral abgelegt, vom Bewerbungsbogen bis zu allen Beschlüssen, Änderungsvermerken etc. Die intelligente Benutzerberechtigung von k5 DMS stellt sicher, dass nur Berechtigte Einblick in die sensiblen Personalakten erhalten.“ Auch von der Umstellung auf den k5 Lohn war Petra Halbedl positiv überrascht: „Ich habe mir das viel aufwändiger vorgestellt, denn wir mussten die ersten Monate nachziehen. Die Lohnbetreuer der PSC haben mich dabei sehr aktiv hier vor Ort unterstützt und es hat alles problemlos funktioniert. In k5 Lohn ist alles sehr klar und einfach und auch die Ausgabe vieler Formulare, z. B. für die Gebietskrankenkasse oder die BVA, funktioniert per Mausklick.
Die Möglichkeit, Schriftsätze aus k5 direkt per E-Mail zu versenden, ist ein weiteres Highlight, denn auch von der Bevölkerung kommt der Druck nach mehr digitalisierten Abläufen. „Wir beobachten eine wachsende Dynamik, für die wir innovative Lösungen wie k5 benötigen“, berichtet Mag. Strohrigl.
Elektronischer Rechtsverkehr macht sich bezahlt
Die digitale Kommunikation macht sich auch im Bereich des Rechtsverkehrs mit den Gerichten bezahlt. Die 8.000-Einwohner-Gemeinde Gratkorn ist geprägt von ihrer langen Geschichte als Industriestadt mit einem hohen Arbeiteranteil. Die Anzahl der jährlichen Exekutionen, die bisher händisch abgewickelt wurden, ist hoch. Seit der Umstellung auf k5 Finanzmanagement und k5 ERV können die Anträge dem Gericht direkt elektronisch übermittelt werden. k5 ERV vereinfacht auch die getrennte Durchführung der unterschiedlichen Abläufe bei hoheitlichen Forderungen über Rückstandsausweise beziehungsweise Mahnklagen im privatwirtschaftlichen Bereich. Die Exekutionsbewilligungen vom Gericht werden von k5 wieder vollautomatisch übernommen. „Bei rund 200 jährlichen Exekutionen erspart uns diese Verfahrensautomation sehr viel Aufwand.“ Bei hoheitlichen Forderungen darf dies übrigens auch nicht an einen Rechtsanwalt ausgelagert werden, wie Mag. Strohrigl erläutert, der elektronische Rechtsverkehr zahlt sich daher auch für kleinere Gemeinden durchaus aus.
Wissen mit k5 DMS und ProOffice digital archivieren
Auch die digitale Archivierung vorhandenen Wissens war eine Zielsetzung der Softwareumstellung berichtet IT-Verantwortliche Petra Halbedl. „Was bisher im Gedächtnis der Gemeindebediensteten, beispielsweise des Bauhofleiters gespeichert war, muss festgehalten werden um nicht verloren zu gehen. Wir müssen allein aus Haftungsgründen wesentlich mehr strukturiert erfassen und dokumentieren.“ Die Marktgemeinde Gratkorn hat sich mit ProOffice daher auch für eine professionelle und mit dem GIS integrierte Lösung für das Infrastrukturmanagement entschieden. Gestartet wurde mit dem Baumkataster, als Nächstes folgt der Lichtpunktkataster. Ing. Pascal Stögerer, verantwortlich für Bautechnik und Facility Management, nutzt ProOffice für die gesamte Dokumentation und Organisation: „Ich sehe auf einen Blick, welche Arbeitsschritte in den laufenden und kommenden Perioden anfallen. Es kann nichts mehr übersehen werden.“
Auf den Punkt gebracht: „Alle Anwender sind begeistert und die Zusammenarbeit mit der PSC sowie der Support waren bisher hervorragend“, bestätigen alle Gesprächspartner unisono.
Nachzulesen im PSC Journal 01 2018
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