Seit einem Jahr arbeitet die Gemeinde Krumpendorf am Wörthersee mit der führenden Softwarelösung k5 Kommunalmanagement. Auch das Gästemeldewesen für das Tourismusbüro und die Beherbergungsbetriebe wurde auf eine zeitgemäße Lösung umgestellt.
Für eine Tourismusgemeinde wie Krumpendorf am Wörthersee mit rund 100 Vermietern und ca. 120.000 Nächtigungen pro Jahr haben optimales Gästeservice und das effiziente Managen der Gästedaten oberste Priorität.
Im Tourismusbüro kann man sich seit der Umstellung auf das digitale Meldewesen vor einigen Jahren voll und ganz auf die Gäste konzentrieren. Während der Hochsaison war früher eine der beiden Mitarbeiterinnen ausschließlich mit dem Erfassen der Gästeblätter beschäftigt, heute kommt man mit einem Bruchteil der Zeit aus. Der Löwenanteil der Meldedaten wird heute von den Betrieben entweder auf Knopfdruck übermittelt – k5 bietet Integrationen zu allen gängigen Hotelsoftwarelösungen – oder über einen Webclient erfasst. Die Ausstellung der neuen Wörthersee Plus Card, der Aufbau einer Marketingdatenbank und zahlreiche statistische Auswertungen stehen den Beherbergungsbetrieben damit automatisch ebenfalls zur Verfügung. Die Betriebe haben so auf einen Schlag viele Vorteile, wie auch Karoline Anderwald vom Hotel Krumpendorferhof bestätigt: „Die elektronischen Meldungen sind in jedem Fall viel praktischer als das Ausfüllen und Übermitteln der Gästeblätter. Die Stammdaten sind gespeichert und ich erleichtere somit mir und auch dem Gast die Anmeldung. Jetzt können wir auch auf alle Daten beliebig zugreifen und wissen auf Knopfdruck, welcher Gast wann da war.“
Die Tourismusexpertin Mag. Hiltrud Presch-Glawischnig hat die Gemeinde Krumpendorf als externe Beraterin bei der Einführung der Gästekarte und der Umstellung auf k5 als integrierte Lösung für das Tourismusbüro und die Beherbergungsbetriebe begleitet. „Unser Schwerpunkt ist der Familien-Natur-Aktiv-Tourismus. Dafür gibt es viele Freizeitangebote, die der Gast mit unserer Gästekarte viel günstiger nutzen kann. Es ist daher äußerst wichtig, dass die Betriebe in der Lage sind, die Gästekarten selbst auszustellen, das geht jetzt ganz ohne Aufwand.“
Nach Mag. Presch-Glawischnig sollte die elektronische Gästemeldung heute auch für kleinere Gemeinden eine Selbstverständlichkeit sein. „Alles andere ist einfach nicht mehr zeitgemäß“, betont sie. „Allein für die statistischen Auswertungen, die Berechnung und Meldung der Nächtigungsabgabe an das Land etc. und die Sicherstellung korrekter Zahlen rentiert es sich.“
k5 beste Lösung für Krumpendorf
Der Zuschlag für k5 des Kommunalsoftware-Spezialisten PSC vor rund einem Jahr erfolgte einstimmig: „Wir haben uns alle in Frage kommenden Lösungen genau angeschaut, aber k5 hat uns am besten zugesagt“, berichtet Finanzverwalter Andreas Rossin. „Für uns war es in jedem Fall die richtige Entscheidung, denn wir müssen in erster Linie darauf achten, was das Beste für Krumpendorf und die Bürgerinnen und Bürger ist. k5 ist auf der einen Seite ausgereift und praxiserprobt, andererseits auch zukunftsorientiert. Wir sind froh, einen Partner, der auch Lösungen für aktuelle Herausforderungen anbietet, wie die Vorbereitung auf die EU Datenschutzgrundverordnung oder die Vermögensbewertung, an unserer Seite zu wissen.“
Mit der Einführung von k5 kann im Gemeindeamt in vielen Bereichen auch effizienter gearbeitet werden. So hat sich beispielsweise durch die Einführung der dualen Zustellung der enorme Aufwand für das Drucken, Kuvertieren und Frankieren von Vorschreibungen, Rechnungen und anderem auf wenige Mausklicks reduziert.
Nachzulesen im PSC Journal 01 2018
Fotos:
Finanzverwalter Andreas Rossin
(c) Gemeinde Krumpendorf am Wörthersee Tourismusexpertin
Mag. Hiltrud Presch-Glawischnig
(c) Fotostudio Horst