Die Solarstadt Gleisdorf setzt einen zentralen Baustein ihrer Innovationsstrategie mit der Einführung von k5, der neuen Generation des Kommunalmanagements, in der Stadtverwaltung um.
Abg. z. NR Bürgermeister Christoph Stark: „Wir sind bestrebt, so effizient und transparent wie möglich für die Bevölkerung zu arbeiten. Die richtige IT-Umgebung spielt dabei eine zentrale Rolle für ein modernes kommunales Management. Eine zukunftsorientierte und alles integrierende Lösung war für uns ebenso wichtig, wie einen innovativen Partner wie PSC an der Seite zu haben, mit dem wir langfristig unsere Digitalisierungsstrategien planen und umsetzen können. Bei der Entscheidung für k5, die im Übrigen einstimmig getroffen wurde, waren alle AbteilungsleiterInnen und auch viele MitarbeiterInnen intensiv eingebunden.“
Als erstes Modul des umfangreichen Leistungskataloges von k5 Kommunalmanagement wurde das Sitzungsmanagement auf eine neue digitale Basis gestellt, um rasch von den Vorteilen von k5 für eine moderne Stadtverwaltung profitieren zu können.
Mit Session Sitzungsmanagement wird das Planen, Vorbereiten und Nachbereiten von Sitzungen wesentlich einfacher, schneller und effizienter abgewickelt werden.
Juliane Donis, Projektverantwortliche der Stadtgemeinde Gleisdorf für die Umstellung auf k5: „Wir hatten bereits Erfahrungen mit mehreren einschlägigen Lösungen, die jedoch alle nicht restlos überzeugt haben. Das neue Session hat viele Vorteile, die kein anderes Programm bietet.“
Die digitale Werkzeugsammlung von Session Sitzungsmanagement verarbeitet professionell alle Prozesse, die bei Sitzungen notwendig sind, und gibt dabei den erstellten Dokumenten ein einheitliches und übersichtliches Erscheinungsbild. Sämtliche beteiligte Personen wie Mitarbeiter, Bürger oder Mandatare sind dadurch in der Lage, in kurzer Zeit auf ein Maximum von Informationen zurückzugreifen. Funktionen wie die dezentrale Erfassung von Anträgen mit einer oder mehreren Beratungsfolgen, die automatische Übernahme von Anträgen ins Protokoll sowie die Sitzungsgeldabrechnung sind nur einige der vielen Produkt-Highlights von Session.
„Das erspart uns enorm viel Arbeitszeit“, ist Juliane Donis begeistert. „Es wird viel mit Textbausteinen gearbeitet und wenn man diese Schritt für Schritt durchgeht, werden auf Knopfdruck Einladungen, Protokolle, Vorträge etc. erstellt. Vorlagen für den Ausschuss kann ich ebenso für den Stadtrat als auch für den Gemeinderat verwenden. Auch seitens der Mandatare kommt sehr positives Feedback.“