Die Vorbereitung und Durchführung von Gemeindevorstands- und Gemeinderatssitzungen sind zentrale, aber zeitaufwändige Aufgaben jeder Gemeinde. Die mühevolle Vor- und Nachbereitung von Sitzungen sowie das Kopieren & Verteilen von Unterlagen an Mandatare – mit Session und SessionNet gehört all dies in der Gemeinde Fresach der Vergangenheit an.
Alle Prozesse über ein System, einfache Recherche
Session bietet Funktionen für alle Abläufe der Sitzungen: angefangen bei der Erfassung und Verwaltung von Beschlussanträgen samt dem Anfügen von externen Dokumenten (über eine Schnittstelle auch zu k5 DMS) über die Terminfindung, die Erstellung der Tagesordnungen, das Versenden der Einladungen bis hin zur Abfassung des Protokolls. Und nach der Beschlussfassung werden die Themen über Session den jeweiligen Sachbearbeitern zur Realisierung zugeteilt. So haben die Entscheidungsträger stets einen guten, jederzeit nachvollziehbaren Überblick über die Zuständigkeiten und den Fortschritt in der Abwicklung. Die umfassende Datenbank, in der von der Sitzungsplanung bis zur Beschlusskontrolle alle Informationen in einem System zusammengefasst sind, bietet unkomplizierte Recherchemöglichkeiten inklusive pdf-Dokumente und ermöglicht dadurch den schnellen Zugriff auf entscheidungsrelevante Unterlagen. Auch das leichte Auffinden älterer Beschlüsse ist ein großer Vorteil, wie die Amtsleiterin der Gemeinde Fresach Katharina Weber BA MA, bestätigt: „Für mich als Sitzungsverantwortliche war es auch bisher ein Leichtes, analoge Dokumente wieder aufzufinden, aber für die Kolleginnen und Kollegen sowie die Mandatare ist das erst jetzt möglich.“
Vorteile für Mandatare: schneller Informationsfluss
Dank dem Modul SessionNet bekommen die Mandatare sämtliche für sie freigegebene Unterlagen zu den einzelnen Sitzungen und Tagesordnungspunkten online über einen sicheren, passwortgeschützten Bereich zur Verfügung gestellt. Die moderne Oberfläche stellt sicher, dass der problemlose Informationsabruf auch über mobile Endgeräte (Smartphones & Tablets) gewährleistet ist. „Jetzt müssen die Kollegialorgane für die Sitzungsunterlagen nicht mehr extra in die Gemeinde kommen“, nennt die Amtsleiterin einen weiteren Vorteil, denn: nicht nur die Aufbereitung der Sitzungsunterlagen und Sitzungsvorträge war für sie mit viel Aufwand verbunden, sondern auch die Koordination der Verteilung. „Das Mandatar-Infoportal ist einfach und übersichtlich aufgebaut. Über eine Kalenderfunktion können Veranstaltungen und Termine eingesehen und in MS-Outlook übernommen bzw. abonniert werden (auch für Smartphones und Tablets mit iOS und Android). Damit sind alle immer up-to-date“, berichtet Katharina Weber.
Einheitliches Erscheinungsbild und klar definierte Arbeitsabläufe
Mit Session werden nicht nur alle Prozesse des Sitzungsmanagements in einem System abgewickelt, sondern es verleiht den erstellten Dokumenten wie Beschlussanträgen, Einladungen oder Niederschriften auch ein einheitliches und übersichtliches Erscheinungsbild. Die gemeindeinternen Arbeitsabläufe rund um die Sitzungsvor- und -nachbearbeitung werden im Zuge der Einführung des Session-Sitzungsmanagements standardisiert. Sitzungen werden in der Vorbereitung, der Durchführung und Nachbearbeitung einfacher und damit schneller abgewickelt.
„Die Flexibilität des Programms ermöglicht weitestgehend individuelle Voreinstellungen je Gemeinde. Sei es bei der Erstellung von Vorlagen, dem Layout oder auch bei der Ablauffolge. Als Amtsleiter sollte man die Chance nutzen, Prozesse zu überdenken und eigene Wünsche einzubringen.“
Katharina Weber, BA MA, Amtsleiterin der Gemeinde Fresach