In der Marktgemeinde Kalsdorf ist viel Dynamik im Spiel. In der Nähe von Graz gelegen, ist die 7.000-Einwohner-Gemeinde sowohl Industriestandort als auch klassische Zuzugsgemeinde mit allen Herausforderungen, die sich dadurch für Infrastruktur, Wohnbau, Bildungswesen und anderes ergeben. Mit k5 Kommunalmanagement wird all das effizient bewältigt.
„Damit wir mit diesen Entwicklungen Schritt halten können, benötigen wir ein leistungsfähiges IT-Instrument“, erläutert die Leiterin des Rechnungswesens Andrea Paulitsch, die bei dem Softwareprojekt eine federführende Rolle gespielt hat. Gefordert waren nicht nur moderne Applikationen in der Finanzverwaltung, dem Meldewesen, dem Bauamt etc., sondern vor allem das optimale Zusammenspiel einer nahtlos integrierten Lösung, um dieses Arbeitsvolumen effizient bewältigen zu können. „Es muss alles funktionieren wie ein Uhrwerk, und das ist bei k5 Kommunalmanagement der Fall.“
„Wir haben gewusst, dass wir bei PSC gut aufgehoben sein werden und das hat sich im Laufe des Projektes wirklich bestätigt. Es gibt bis jetzt, nach rund einem Jahr, viele positive Rückmeldungen der Kolleginnen und Kollegen“, bringt Amtsleiter Johann Fuchs die Erfahrungen mit PSC und k5 auf den Punkt. „Es war uns wichtig, alles über einen einzigen IT-Partner abzuwickeln, der auch Lösungen für Randbereiche anbietet, um sukzessive alles einbinden zu können.“ Ohne Integration gehen Informationen verloren und es wird mehrgleisig gearbeitet. „Eine Rechnung ist früher durch viele Hände gegangen, heute geht das in einem Schritt“, ist Andrea Paulitsch von der gesteigerten Arbeitseffizienz mit k5 beeindruckt. Ein weiteres Highlight: „Durch k5 DMS Dokumentenmanagement bin ich bei Ad-hoc-Anfragen, zum Beispiel während einer Sitzung, in der Lage, Auskunft zu einer Rechnung oder einem Geschäftsfall zu geben, inklusive aller Beilagen, Protokolle, Beschlüsse, handschriftlichen Vermerke etc..
Die intuitive Arbeit mit k5 ermöglicht auch die problemlose Erledigung von Tätigkeiten außerhalb der täglichen Routine, wie bei den Schulerhaltungsbeiträgen oder beim Rechnungsabschluss. „Für mich ist ‚Learning by doing‘ der angenehmste Weg, um mich einzuarbeiten, und das funktioniert perfekt.“
Arbeitserleichterung in der Lohnverrechnung …
Dies bestätigt auch Birgit Langbauer, die für die Lohnverrechnung der rund 100 Gemeindebediensteten zuständig ist. Die einfache Bedienung und die Übersichtlichkeit der Lösung sind große Pluspunkte im täglichen Arbeiten: „Jetzt sehe ich alles zu einem Dienstnehmer auf einen Blick. Ganz toll ist, dass ich mir durch die Automatisierung im k5 Lohn sehr viel Arbeit erspare.“ Bislang musste Birgit Langbauer zu Jahresbeginn jeden Dienstnehmer einzeln aufrufen, um Zulagen, gesetzliche KV-Erhöhungen, den errechneten Stundenlohn und anderes händisch einzutragen. Jetzt reicht es, einige Einstellungen zu überprüfen und dann geht alles auf Knopfdruck, denn alle Voreinstellungen und Schemata sind schon richtig hinterlegt. „Allein das erspart mindestens eineinhalb Tage an Aufwand. Durch die zentralen Voreinstellungen in k5 Lohn werden auch Fehlerquellen ausgeschaltet.“
… und im Bauamt
Für die beiden Sachbearbeiter im Bauamt, Ing. Katharina Gschmeidler und Gerald Gölles, schlägt sich das kontinuierliche Wachstum der Marktgemeinde Kalsdorf in zunehmendem Aufwand nieder - allein ca. 800 neue Wohneinheiten sind in den nächsten fünf Jahren in Planung und die betrieblichen Bautätigkeiten schießen ebenfalls in die Höhe. Auch die Verfahren selbst werden durch Einwendungen und Berufungen immer komplexer und zeitraubender. „Ohne ein Instrument wie k5 wäre das kaum mehr zu bewältigen. Wir haben uns intensiv mit k5 Verfahren auseinandergesetzt und haben die Möglichkeit, eine optimale Arbeitsumgebung mit allen Vorlagen etc. selbst einzurichten, genutzt.“ Heute hilft k5 Verfahren, das tägliche Arbeitspensum einfacher und rascher zu erledigen. „Das Anlegen von Verfahren, die Kundmachung einer Bauverhandlung und die Vergebührung sind um vieles einfacher geworden und können rascher abgewickelt werden.“ Die Parteien und Beteiligten mussten früher händisch eingegeben werden, jetzt geht das automatisch, auch durch die Schnittstelle zur bereits seit Längerem im Einsatz befindlichen Lösung GISquadrat. Dank der Integration mit k5 Finanzmanagement erübrigt sich das Ausdrucken und Weiterleiten der Bescheide in die Buchhaltungsabteilung.
Gute Partnerschaft
Die hohen Erwartungen an den neuen IT-Partner PSC wurden nicht enttäuscht. Rechnungswesenleiterin Andrea Paulitsch: „Bei schwierigeren Thematiken stehen uns die freundlichen Berater der PSC immer kurzfristig und mit viel Know-how zur Seite. Ein tolles Service! Es wurde auch regelmäßig aktiv nachgefragt, wie es uns mit der Umstellung geht, auch das ist keine Selbstverständlichkeit.“
„Es muss alles funktionieren wie ein Uhrwerk, und das ist bei k5 Kommunalmanagement der Fall.“
"Es war uns wichtig, alles über einen einzigen IT-Partner abzuwickeln,
der auch Lösungen für Randbereiche anbietet, um sukzessive alles
einbinden zu können.“
Leiterin des Rechnungswesens Andrea Paulitsch und Amtsleiter Johann Fuchs
Nachzulesen im PSC Journal 01 2018