Die Stadtgemeinde Jennersdorf arbeitet seit dem Jahreswechsel mit k5, für die Umsetzung der DSGVO vertraut man aber bereits seit dem Frühjahr 2018 auf die professionelle Zusammenarbeit mit PSC. Wir wollten wissen, wie das Thema Datenschutz heute in der Praxis gelebt wird, und befragten Mag. Sandra Rinder als Datenschutzkoordinatorin der Stadtgemeinde.
„Wir sind noch mitten im Lernprozess. Es gibt immer wieder neue Situationen und rechtliche Aspekte, zu denen sich die Kolleginnen und Kollegen an mich wenden. Zuletzt ist bei-spielsweise der Kindergarten wegen einer Einwilligungserklärung für die Veröffentlichung von Kinderfotos in der Gemeindezeitung an uns herangetreten. Es kommen auch Fragen zu Social Media wie ‚Wie weit geht die Einwilligungserklärung? Was ist, wenn Fotos in Face-book veröffentlicht werden?‘. Es ist dabei sehr hilfreich, sich mit einem Experten wie Herrn Aßmayr von der PSC zu datenschutzrechtlichen und auch praktischen Themen abstimmen zu können. Als externer Datenschutzbeauftragter steht er uns immer zur Verfügung“, berichtet die Datenschutzkoordinatorin über den aktuellen Status. Dass auch die Kindergar-tenpädagoginnen und der Lehrkörper der Gemeindeschulen auf das Know-how von Mag. Rinder und Josef Aßmayr zurückgreifen können, wird von diesen sehr geschätzt.
„In meiner Funktion als Protokollführerin ist die Vorbereitung der Gemeinderatssitzungen unter Berücksichtigung des Datenschutzes ein großes Thema“, erläutert Mag. Rinder. Bei Tagesordnungspunkten, bei denen es um personenbezogene Daten geht, muss die Sitzung unter Ausschluss der Öffentlichkeit stattfinden. Schon bei der Einladung macht man sich viel mehr Gedanken als bisher.“
Erfolgreiche Mitarbeitersensibilisierung
Eine weitere Herausforderung waren die begrenzten räumlichen Gegebenheiten, zum Groß-teil ebenerdig und von außen einsichtig. „Mittlerweile haben sich alle Kolleginnen und Kolle-gen angewöhnt, Unterlagen während des Parteienverkehrs wegzuräumen oder zumindest umzudrehen, allenfalls muss eine Partei eben kurz warten. Die halbtägige Schulung zur Mitarbeitersensibilisierung war sehr prägend und wird bestmöglich umgesetzt. Datenschutz wird von allen ernst genommen.“ Im Rahmen eines Audits wurden auch Tipps zur räumlichen Optimierung und zu Verhaltensweisen abgegeben. Zukünftig sollen beispielsweise Dokumente aus dem zentralen Stockwerkdrucker erst nach Eingabe eines Codes ausgedruckt werden.
Gemeinsam mit dem Bürgermeister, dem IT-Verantwortlichen und anderen Personen mit datenschutzrechtlich relevanten Aufgaben wurde unter Anleitung durch PSC ein Sicher-heitshandbuch erstellt. Aktuell werden auch Überlegungen zu anderen Security-Themen angestellt, beispielsweise über Alternativen zu Passwörtern.
Auch die Bürgerinnen und Bürger mussten sich an die geänderten Gegebenheiten gewöh-nen. So wird eine Grundbuchauskunft nur noch Betroffenen beziehungsweise Personen mit Vollmacht erteilt. Die Reaktionen waren sehr unterschiedlich, aber das Verständnis für die Schutzwürdigkeit personenbezogener Daten steigt auch hier. Mag. Rinder: „Da muss man eben konsequent sein, es kommt letztlich allen zugute.“
„Durch die Zusammenarbeit zwischen Herrn Aßmayr von der PSC als externem Daten-schutzbeauftragten und Mag. Sandra Rinder als interner Datenschutzkoordinatorin haben wir kompetente und erfahrene Experten im Boot, die uns bei allen umzusetzenden Maß-nahmen professionell begleiten. Die Bewältigung technischer Neuerungen und gesetzlicher Änderungen – von der VRV 2015 über die DSGVO bis hin zu Haftungen für die Gemeindeinf-rastruktur – verlangen nach Softwarelösungen und einem IT-Partner wie PSC, die es uns ermöglichen, alles im Griff zu haben und effizient zu arbeiten. Als Bürgermeister bin ich per-sönlich für den Datenschutz verantwortlich.“
Bürgermeister
Reinhard Deutsch