Seit knapp einem Jahr arbeitet der Magistrat
Eisenstadt mit k5. Den Anfang machten die Bereiche k5 Finanz und k5 Lohn mit
Effizienzsteigerungen auf allen Ebenen.
„Bei 70 Usern macht es für die IT-Abteilung
einen ganz wesentlichen Unterschied, wie selbsterklärend und intuitiv bedienbar
eine Lösung ist. k5 entlastet mein Team spürbar, da wesentlich weniger
Usersupport anfällt und auch die Clientinstallation wegfällt“, erläutert
IT-Leiter Franz Hahnekamp. Im Gegensatz zu den Generalisten in kleineren
Gemeinden bearbeiten viele User in Eisenstadt ein spezialisiertes und klar
umrissenes Aufgabengebiet. Die Herausforderung ist es daher, diesen Anwendern
einen raschen Zugang ohne aufwändige Basisschulungen zu ermöglichen.
Mitarbeiter, die beispielsweise nur Rechnungen
buchen oder Bestellungen erfassen, können nach kürzester Zeit damit arbeiten. Ähnliches gilt für Mitarbeiter
in Führungspositionen, die auch ohne lange Einschulung alle Informationen und Auswertungen
aus k5 herausholen können, wie dies auch Finanzdirektor Mag. Michael Lebeth für
seinen Aufgabenbereich herausstreicht: „Ein großer Fortschritt, der Voranschlag
und Rechnungsabschluss und vor allem der mittelfristige Finanzplan sind
besonders übersichtlich aufbereitet.“
Transparentes Bestellwesen und
Darlehensverwaltung
Eine k5-Anwendung, die im Finanzbereich
besonders punktet, ist das Bestellwesen, ein wichtiges Hilfsinstrument für die
Budgetüberwachung durch die Finanzverwaltung. „Ein enormer Vorteil ist, dass
der Bestellwert jetzt gleich bei der Buchung von Teilrechnungen reduziert wird
und man den tatsächlichen offenen Budgetwert ausgewiesen bekommt“, berichtet
Finanzdirektor Mag. Lebeth. Dies kommt vor allem bei großen Investitionen über
lange Zeiträume und mit vielen Einzelpositionen wie im Straßenbau zum Tragen,
wo man ohne entsprechendes Hilfsmittel leicht den Überblick verlieren könnte.
Ein weiteres Highlight: die
Darlehensverwaltung im k5 Finanz- und Kreditmanager mit automatischer Überleitung
der Daten in den Voranschlag und den mittelfristigen Finanzplan: „Ich erspare
mir tagelange Erfassungsarbeit“, ist Finanzdirektor Mag. Lebeth begeistert.
Lohnabteilung deutlich entlastet
Rund 300 Gemeindebedienstete, Mandatare und Pensionisten
werden vom Magistrat Eisenstadt monatlich abgerechnet, seit dem Umstieg auf k5
Lohn mit einem spürbar geringeren Arbeitsaufwand, wie Harald Steindl, Leiter
der Personalverrechnung, berichtet: „Überall dort, wo ein
Automatisierungsprozess möglich ist, wurde das in dieser Anwendung auch umgesetzt.
Da ist k5 anderen Lösungen deutlich überlegen.“
Dass der k5 Lohn als SaaS-Lösung im
Rechenzentrum betrieben wird, entlastet die Anwender im Magistrat Eisenstadt
von zahlreichen Tätigkeiten, wie das Einstellen neuer Gehaltsschemata oder die
Übermittlung der Jahreslohnzettel an das Finanzamt. „Auch unsere IT-Abteilung
erspart sich das Einspielen der jährlichen Updates und wir müssen uns um neue
Gehaltstabellen oder sonstige Änderungen nicht mehr selber kümmern“, ist Herr
Steindl begeistert.
Die Lohnverrechnerin Andrea Payer betont die
Bedienerfreundlichkeit des k5 Lohn, der trotz seiner einfachen Handhabung den
hohen Aforderungen gerecht wird. „Speziell im Lohn ist der Zeitfaktor bei einem
allfälligen Problem äußerst kritisch, denn die Abrechnung kann nicht warten. Unsere
Ansprechpartner bei der PSC sind äußerst engagiert und wir können darauf
vertrauen, dass im Anlassfall kurzfristig reagiert wird. Die PSC-Betreuer sind
überdies Gesprächspartner auf Augenhöhe, die uns mit hoher kommunaler
Fachkompetenz unterstützen“, loben beide den Support durch PSC.
Auch landesspezifische Problemstellungen wie
die Abbildung der Wahrungszulage für die Umstellung auf ein neues Gehaltsschema
im Rahmen der burgenländischen Gehaltsreform wurden von den k5-Entwicklern
zeitnah umgesetzt.
Starke Partnerschaft
Das PSC-Team und IT-Leiter Franz Hahnekamp
verbindet eine über 35-jährige Partnerschaft. „Trotz der großen Anzahl an
k5-Kunden ist der Kontakt nach wie vor sehr persönlich und auf unsere Ideen,
Wünsche und Anregungen wird rasch reagiert. PSC ist der richtige Partner für
uns, um unsere Zukunftsvisionen zu diskutieren und gemeinsam umzusetzen“, sieht
Franz Hahnekamp positiv in eine gemeinsame Zukunft, denn die nächsten Umstellungen
sind bereits in Planung.
Eisenstadt ist eine moderne Stadt, in der die
Verwaltung bürgernah und serviceorientiert arbeitet. Die Verwendung innovativer
IT- und Kommunikationslösungen ist daher nur folgerichtig für uns und
erleichtert es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, im Sinne der Bevölkerung
zu arbeiten. Gerade im öffentlichen Bereich halte ich es für wichtig, sich auf
einen zuverlässigen und erfahrenen Partner verlassen zu können. Im ebenso
sensiblen wie manchmal auch unüberschaubaren IT-Bereich ist es von großem Vorteil,
einen Partner wie PSCan seiner Seite zu wissen.
Bürgermeister LAbg. Mag. Thomas Steiner
Nachzulesen im PSC Journal 01 2017