Mit knapp 6.000 Einwohnern zählt Eberndorf im Bezirk Völkermarkt zu den größeren Gemeinden in Kärnten. Das Ortsbild der Marktgemeinde wird von dem mächtigen Benediktinerstift, in dem auch das Gemeindeamt untergebracht ist, geprägt. In den historischen Gewölben hat IT-Leiter Mario Haudej mit der vollen Unterstützung durch Bürgermeister und Amtsleitung eine topmoderne IT-Gesamtlösung geschaffen, geliefert und betreut von PSC. Die Umstellung auf das k5 Finanzmanagement im Jahr 2014 war der Höhepunkt der IT-Offensive der Gemeinde. Davor wurde bereits in eine neue Hardwareinfrastruktur investiert, das Bauamt umgestellt und ein flächendeckendes Dokumentenmanagement eingeführt.
Auffallend leer sind die Schreibtische der Gemeindemitarbeiter in Eberndorf, denn die Aktenbearbeitung wird fast durchgängig elektronisch mit dem k5 Dokumentenmanagement erledigt. Die gesamte Post wird eingescannt und durch den Amtsleiter über einen Workflow den Abteilungen bzw. dem Sachbearbeiter zugeordnet, denn alle Mitarbeiter arbeiten mit dem DMS und können alle Belege im Original einsehen. „Über die Eingabe weniger Buchstaben finde ich das richtige Dokument aus Zehntausenden von Belegen, stöbern in Archiven ist Vergangenheit und man muss auch nicht mehr Kollegen belästigen, wenn man etwas benötigt“, nennt Mario Haudej nur einige der Vorteile für das tägliche Arbeiten. Auch alle relevanten E-Mails werden im elektronischen Akt abgelegt. Der Bürgermeister der Marktgemeinde ist ebenfalls in den Workflow eingebunden und signiert die Schriftstücke elektronisch über die digitale Signatur.
Papier wird in Eberndorf überall dort vermieden, wo es möglich ist. Auch Tagesabschlüsse und Journale werden seit einigen Jahren nur mehr als PDF ausgegeben.
Vernetztes Arbeiten mit k5
„Alles, was elektronisch verfügbar ist, soll auch elektronisch weiterverarbeitet werden, und k5 kann das perfekt“, freut sich Mario Haudej, dass er mit k5 nun das richtige Instrument hat, um diese IT-Strategie voll und ganz zu unterstützen. Beispielsweise können Steuererklärungen der Betriebe aus FinanzOnline mit k5 medienbruchfrei eingebucht werden und auch das Einspielen der Bankdatenträger ist mit k5 noch einfacher geworden.
„k5 ist schon aus technologischer Sicht ein Quantensprung und speziell die Vernetzung mit den diversen Registern ermöglicht ein Arbeiten in ganz anderer Qualität. Wenn ein Steuerpflichtiger mit Hauptwohnsitz in Wien übersiedelt, habe ich heute sofort die aktuellen und richtigen Daten“, erläutert der IT-Leiter eines der k5-Highlights aus seiner Sicht. Bei einer Massensendung kommt jetzt kaum mehr etwas als unzustellbar zurück. Auch im Bauamt ist die Verknüpfung mit dem GWR, dem ZMR und dem Grundbuch der Angelpunkt für alles Weitere. „Alles ist perfekt integriert. Wenn ich einen Bauakt anlege und eine Adresse erfasse, ist sie auch schon topaktuell im GWR – ein enormer Vorteil!“
Duale Zustellung spart Zeit
Seit der Einführung von k5 werden Rechnungen und Vorschreibungen dual, über die jeweils hinterlegte Versandmethode, zugestellt. „Was vorher fast eine Woche Arbeit für das Drucken, Falzen und Kuvertieren mit allen möglichen Fehlerquellen verursacht hat, geht jetzt über einen Klick!“, ist IT-Leiter Mario Haudej begeistert. „Unser wichtigstes Ziel ist es, Prozesse und Abläufe zu verkürzen. Die duale Zustellung zahlt sich in jedem Fall aus, unabhängig davon, wie hoch der Anteil der elektronisch zugestellten Schriftstücke ist.“ Der Druck und Versand für alle postalisch zuzustellenden Schriftstücke werden an den PSC-Partner HPC Dual ausgelagert. „Alles funktioniert jetzt reibungslos“, berichtet Herr Haudej. „Es gab bei der elektronischen Zustellung noch nie ein Problem.“ Damit ist in Eberndorf ein wichtiger Baustein eines modernen E-Governments realisiert. Für das nächste Jahr ist eine Marketing- und PR-Offensive geplant, um die Bürger für die elektronische Zustellung zu gewinnen.
„Retrospektiv betrachtet hat es sich ausgezahlt, dass unsere Gemeinde immer schon eine Vorreiterrolle in der EDV gespielt hat und offen für Neuerungen war“, ergänzt Amtsleiter Werner Schöpfer. „Wir haben heute beispielsweise eine durchgängige elektronische Aktenverwaltung sowie eine breitgefächerte Software, die uns immense Vorteile bringt und ohne die ich mir ein Arbeiten in der Gemeinde nicht mehr vorstellen kann. Wir haben immer die Gewähr, Zugriff auf alle Dokumente zu haben, und das Controlling darüber, wo der Akt liegt und was bereits passiert ist.“
„Durch unsere IT-Maßnahmen und die Lösungen der PSC werden wir auch mit den Rahmenbedingungen der Verwaltungsreform und den bereits umgesetzten bzw. in Zukunft geplanten Aufnahmestopps hoffentlich ohne Qualitätsverlust mithalten können, da unsere Arbeit effizienter geworden ist und wir uns gegenseitig gut vertreten können“, ist Amtsleiter Werner Schöpfer begeistert.
Aktuelle Web-Inhalte mit RiSKommunal
Als eine der ersten Gemeinden hatte sich die Marktgemeinde Eberndorf bereits 2003 dafür entschieden, die Gemeinde-Homepage mit RiS Kommunal selbst zu warten. Die Bedienung ist einfach und alle Mitarbeiter haben Zugriff und können ihre Daten und Informationen selbstständig bearbeiten. Dadurch ist alles zeitnah und ohne Verzögerung online verfügbar.
Im Zuge eines geplanten Redesigns hatte Herr Haudej auch einige alternative CMS-Lösungen im Blick, doch mit den Vorteilen, die RiS Kommunal durch die Spezialisierung für Kommunen bietet, kann kein anderer Anbieter mithalten.
Wir reizen unsere Softwarelösungen so weit wie möglich aus, dabei bewährt sich auch die PSC als Softwarepartner der Marktgemeinde Eberndorf. Wir können unsere Vorstellungen und Wünsche mit den fachlich kompetenten Mitarbeitern der PSC diskutieren und darauf vertrauen, dass diese auch umgesetzt werden.
IT-Leiter Mario Haudej
Nachzulesen im PSC Journal 01 2016