Der 1.1.2015 bedeutete für die Gemeinden Mitterdorf, Veitsch und Wartberg im wahrsten Sinn des Wortes einen Neuanfang. St. Barbara im Mürztal ist die einzige Gemeinde, die nach einer Umfrage bei der Bevölkerung einen völlig neuen Namen, der alle drei Gemeinden dieser Bergbauregion verbindet, gewählt hat. Sie zählt heute knapp 7.000 Einwohner. 60 Gemeindebedienstete stellen sich gemeinsam den neuen Herausforderungen und alle ziehen an einem Strang.
Bürgermeldungen – ein Service, das gut ankommt!
Damit die Kommunikation mit den Bürgerinnen und Bürgern trotz der neuen großen Einwohneranzahl nicht leidet, wurde in St. Barbara die Web-Lösung bürgermeldungen.com als direkter Draht zum Bürgermeister installiert. Die Bürger können nun über die Gemeindehomepage oder per App allfällige Mängel oder Anliegen melden. „Ich war selbst überrascht, wie positiv diese Möglichkeit von der Bevölkerung aufgegriffen wurde“, berichtet Bürgermeister Jochen Jance, der das Projekt persönlich betreut. Alle Meldungen und ihr Erledigungsstatus sind öffentlich einzusehen, dies reicht von Hinweisen zu Straßenzuständen oder Beleuchtung bis hin zu Anregungen für die Homepage, etwa die Veröffentlichung eines Ärzte-Urlaubsplanes.
„Die Meldungen helfen uns auch dabei, das große Gemeindegebiet von 112 km2 im Auge zu behalten.“ Dadurch, dass Fotos und GPS-Daten mitgeschickt werden können, ist auch genau dokumentiert, wo etwa der gemeldete Schaden zu finden ist.
k5 und PSC mit überzeugenden Vorteilen
Die große Bandbreite an innovativen Lösungen aus einem Guss, wie Dokumentenmanagement, Bauhof oder Zeiterfassung, die die PSC bieten konnte, war auch einer der Gründe, die Amtsleiter Ing. Wolfgang Putsche von einem Umstieg auf das k5 Kommunalmanagement überzeugt haben. Ausschlaggebend waren jedoch die große Zahl der installierten Lösungen und die positiven Auskünfte von Kollegen, denn man konnte und wollte es sich nicht leisten, ein Risiko einzugehen. „Unsere Erwartungen wurden erfüllt, der Umstieg war kein Problem, obwohl sich die Mitarbeiter aus zwei Ortsteilen auf eine komplett neue Lösung einstellen mussten“, berichtet Amtsleiter Ing. Putsche. „Den größten Unterschied macht für mich aber aus, dass PSC flexibel auf Kundenwünsche eingeht und sie möglichst zeitnah umsetzt, ohne dass man eine große Usergruppe hinter sich haben muss.“
Die Serverhaltung und Datensicherung wurden ins SaaS-Rechenzentrum der PSC, das eine professionelle und sichere IT-Umgebung gewährleistet, ausgelagert. Nicht nur k5 läuft im Rechenzentrum, sondern auch das Dokumentenmanagement, Exchange und Microsoft Office, damit zusätzlich zu dem derzeit eingescannten Posteingang auch alle relevanten Mails über Drag & Drop bei einem Akt gespeichert werden können.
Effizientes Arbeiten im Bauamt
Persönlich arbeitet der Amtsleiter der Marktgemeinde St. Barbara vor allem mit dem k5 Verfahren im Bauamt: „Durch das Anwachsen der Gemeinde kann man nicht mehr alle Eigentümer oder Grundstücke kennen. Durch die Vernetzung von GIS und k5 Verfahren kann ich über Namen, Adresse oder Grundstücksnummer sehen, wo ein Grundstück ist, wer der Eigentümer ist und welche Akten dazu anhängig sind. Die Gesamtlösung ist sehr komfortabel und leicht verständlich.“
Die Registerintegrationen geben die nötige Rechtssicherheit und helfen, Verfahrensfehler zu vermeiden. Auch die Jagdpacht bedeutete früher einen enormen Aufwand, der sich durch das k5 Verfahren auf ein paar Mausklicks reduziert hat.
Auch bei den nächsten großen Vorhaben der Marktgemeinde St. Barbara – ein neues örtliches Raumentwicklungskonzept und neue Flächenwidmungspläne – wird die k5 GIS-Lösung webOffice ihre Stärken unter Beweis stellen können.
Zeiterfassung und Lohnverrechnung
Mit dem Jahreswechsel wurde auch flächendeckend eine Zeiterfassung für alle, auch für die Mitarbeiter im Bauhof und die Teilzeitbeschäftigten im Reinigungsdienst oder den Gartenanlagen eingeführt und stellt jetzt eine wesentliche Zeitersparnis bei der Personalverrechnung dar.
Die Stunden sind einfach auswertbar und sowohl die Mitarbeiter als auch der Bürgermeister und die Verwaltungsleitung haben die tagesaktuellen Informationen über Urlaube, Überstunden oder Fehlzeiten jederzeit im Zugriff. „Die Mitarbeiter sehen das nicht als Kontrolle, sondern als Nachweis ihrer Leistungen, denn fast alle sind im Zeitguthaben und haben das sehr gut aufgenommen“, berichtet Amtsleiter Ing. Putsche.
Die k5-Vorteile bestätigt auch die für die Lohnverrechnung zuständige Mitarbeiterin Beate Lohner, k5 Lohn sei einfach zu bedienen und sollte einmal eine Frage auftauchen, sei Hilfe sofort zur Stelle. Alle Updates für gesetzliche Änderungen oder die jährlichen Lohnerhöhungen werden von PSC erledigt, ein Service, das viel Zeit und Aufwand spart.
Kostentransparenz im Wirtschaftshof
Der Wirtschaftshof der Marktgemeinde St. Barbara betreibt als nur eines von 20 Unternehmen in Österreich ein eigenes Gasnetz. Auch die Wasserversorgung und die Kanalisation werden über den gemeindeeigenen Betrieb betreut. Gasnetz-Geschäftsführer und Bauhofleiter Ing. Mario Ellmeier hat mit dem k5 Wirtschaftshof ein Instrument, um die Kosten exakt zu erfassen und Orten, Projekten, Straßen etc. zuzuordnen – ein großer Vorteil für die interne Leistungsverrechnung. Auch alle Tätigkeiten für Bürger und Vereine können auf Knopfdruck für den Bürgermeister und die Amtsleitung ausgewertet werden. „Wir können dadurch exakt belegen, was die Gemeinde so nebenbei alles leistet“, betont Ing. Ellmeier den Stellenwert größtmöglicher Kostentransparenz. Nächster geplanter Schritt ist die Ausstattung der Mitarbeiter mit Smartphones und der k5 App für die mobile Leistungserfassung.
Nachzulesen im PSC Journal 01 2016