Neukunde Marktgemeinde Passail: k5 unterstützt Verwaltungsstrategien

„Wir wollen eine Vorzeigegemeinde sein“, betont Amtsleiterin Petra Neuhold. Eines der Leit-motive des laufenden Verbesserungsprozesses ist es, für motivierte Mitarbeiter zu sorgen, ein anderes ist, möglichst zügig zu arbeiten und zeitnah auf Anliegen zu reagieren. Seit Anfang 2019 wird die Marktgemeinde Passail effektiv von PSC und k5 Kommunalmanagement bei der konsequenten Verfolgung dieser Ziele unterstützt.

Anlässlich der VRV­Umstellung wechselte die Marktgemeinde Passail zur PSC, eine Entscheidung, die sich schon länger abgezeichnet hatte, wie die Amtsleiterin von Passail berichtet: „Wir wollten zu einem IT­Partner wechseln, von dem wir nicht nur eine moderne und leistungsfähige Softwarelösung erhalten, sondern auch systemtechnisch auf der sicheren Seite sind. PSC bietet eine optimale und sichere Gesamt lösung aus einer Hand sowie eine professionelle und kompetente Betreuung.“

Alle Wünsche erfüllt

Viele langgehegte Wünsche des Teams um Amtsleiterin Neuhold gehören in k5 Kommunalmanagement zum Standard. Dazu zählen beispielweise das Bestellwesen, das von der Angebotseinholung über die Bestellung und Auftragsbestätigung bis hin zur Rechnung und der Integration in k5 Finanzmanagement einen geschlosse¬nen Prozess abbildet, das Dokumentenmanagement, GIS oder k5 Verfahren – alle diese Lösungen über¬zeugten bereits bei der ersten Präsentation. Amtsleiterin Petra Neuhold: „k5 bietet ein internes Kontroll¬system, bei dem die Auslastung der einzelnen Budget¬posten klar und transparent dargestellt wird.“

Rasche Hilfe gefragt

Noch vor offizieller Vertragsunterzeichnung wurden die Flexibilität und Kundenfreundlichkeit der PSC auf den Prüfstand gestellt, denn die Lohnverrechnung musste zum Jahreswechsel kurzfristig umgestellt
werden. Mit Hilfe der Leiterin unseres Lohn­Teams, Mag. Dunja Truppe, die die Migration der rund 100 Dienstnehmer über Weihnachten erledigte, gelang die erste Abrechnung termingerecht. Lohnverrechnerin Silke Kopff: „Sie war immer für mich erreichbar. Mit ihrem Praxiswissen als ehemalige Amtsleiterin und Steuerberaterin bleibt auch keine fachliche Frage unbeantwortet.“
Auch k5 Lohn sorgt für mehr Effizienz, wie Silke Kopff am Beispiel der Entgeltfortzahlung ausführt. „Früher hat mich das Ausfüllen des Formulars rund 20 Minuten gekostet, jetzt geht alles per Mausklick. Auch eine Exekution ist denkbar einfach und es ist alles gut durchdacht.“

Motivierte Anwender

Regelmäßige Weiterbildung ist die Voraussetzung, um immer einen Schritt voraus zu sein“, weiß Amtsleiterin Neuhold. Deswegen hat das Thema in der Marktge¬meinde Passail auch höchste Priorität und das gesamte Team verfügt über überdurchschnittliches IT­Know¬how. Dementsprechend begeistert reagierten auch alle User auf den Leistungsumfang, die Bedienerfreundlich¬keit und die modernen Features einer innovativen Soft¬warelösung wie k5 Kommunalmanagement. „Ein Traum“, ist die einhellige Rückmeldung der k5­Anwenderinnen und ­Anwender. Dagmar Pieber, Abteilungsleiterin Finanz: „Bislang musste ich zwei Stunden auf die Er¬stellung der Vorschreibung warten, jetzt ist das in fünf Minuten erledigt.“

In den Wochen des Shutdown verlief die Umstellung auf Homeoffice ohne Probleme. Vorstandssitzungen
und die wöchentlichen Besprechungen der Abteilungsleiter über Videokonferenzen haben sehr gut funktioniert, Entscheidungen mussten nicht aufgeschoben werden. Auch k5­Schulungen über Microsoft Teams
haben reibungslos geklappt. „Aus meiner Sicht könnten wir das durchaus beibehalten, wir ersparen uns dadurch
Zeit und Reisekosten“, meint Petra Neuhold. Für sie als Amtsleiterin hat mit k5 Kommunalmanagement auch eine andere Qualität des Arbeitens in die Verwaltung Einzug gehalten. Mit k5 wurde ein weiterer
Meilenstein in der „Vorzeigegemeinde“ Passail gesetzt.

Amtsleiterin Petra Neuhold und ihr Team (v.li.n.re.): Lohnverrechnerin Silke Kopff, Dagmar Pieber, Abteilungsleiterin Finanz, und Sandra Harb