Ob Grünanlagen, Beleuchtung, Verkehrszeichen oder
Spielplatz - ProOffice unterstützt die Kommunen bei der Bewältigung ihrer
zahlreichen Verpflichtungen für das Management und die Wartung ihrer
Infrastruktur und Liegenschaften. Mit ProOffice wird alles lückenlos
dokumentiert, Sie haben die Termine im Griff und in Fragen der Beweislastumkehr
nichts zu befürchten. Wir befragten vier Anwender zu ProOffice in der Praxis.
Senkung der Wartungskosten für Lichtpunkte in Trofaiach
Die Wartung, Kontrolle,
Störfallbeseitigung und Instandhaltung der 1.300 Lichtpunkte der Stadtgemeinde
Trofaiach werden vom städtischen Bauhof in Eigenregie durchgeführt, um die
Wartungskosten möglichst niedrig zu halten. Für die Herstellergarantie
verpflichtet sich die Gemeinde jedoch zu regelmäßigen Kontrollen und
Wartungsarbeiten. Bei jedem Lichtpunkt ist in ProOffice ein Wartungskatalog mit
allen nötigen Maßnahmen hinterlegt. Auch die Terminevidenzen sowie alle Daten
zu Schaltplänen, Anschlusspunkten, Masten und Leuchtmitteln werden mit dem ProOffice
Beleuchtungskataster verwaltet. IT-Leiter Achim Maugert erläutert: „Alle
Lichtpunkte sind mit einem Barcode, den der Techniker im Störfall einscannt,
versehen. Damit kann er vor Ort abfragen, auf welcher Leitung der Lichtpunkt
hängt, wo der nächste Sicherungsautomat ist etc. Da auch alle Daten zum
Lichtkopf gespeichert sind, können Leuchtmittel sofort bestellt werden und der
Techniker muss nicht wie bisher auf die Leiter steigen, um die Herstellerdaten abzulesen.
Alle Wartungsarbeiten müssen natürlich genau dokumentiert werden, mit ProOffice
schaffen wir das optimal.“ In der Stadtgemeinde Trofaiach wird ProOffice
darüber hinaus auch für den Baumkataster und die Verwaltung der Verkehrszeichen
genutzt.
Verkehrssicherheit mit ProOffice in Rottenmann
63 Brücken,
verteilt über ein Straßennetz von über 150 Kilometern, müssen von den
Städtischen Betrieben Rottenmann im Auftrag der Stadtgemeinde instandgehalten
werden. Damit die Straßenbenutzer diese auch sicher und ungefährdet benutzen
können, werden die Brücken periodisch, insbesondere nach der Wintersaison,
überprüft. „Als Straßenerhalter sind wir für deren Zustand und einwandfreie Befahrbarkeit
verantwortlich und dafür letztendlich auch haftbar“, erläutert Armin Kopf von
den Städtischen Betrieben Rottenmann. Mittels Pavementmanagement, umgesetzt mit
ProOffice, wird derzeit ein Brückenbuch angelegt, um die Wartungsarbeiten zu
dokumentieren. Arbeitsaufträge an den Bauhof werden direkt aus ProOffice
vergeben und darüber auch evident gehalten. „Damit behalten wir optimal den
Überblick über unsere Tätigkeiten.“ Ebenso werden Grünflächen und
Verkehrszeichen in Rottenmann mit ProOffice verwaltet und hier stehen die
Sicherheit für Benutzer und die Dokumentation einer ordnungsgemäßen Wartung im
Vordergrund, wie ein Beispiel aus der Praxis der Stadtgemeinde Rottenmann
zeigt: „Wir hatten kürzlich den Fall, dass ein Hinweiszeichen bei einem Weiderost
abhandengekommen ist und dort jemand zu Sturz kam, sich verletzt hat und daraus
ein Haftungsanspruch abgeleitet wurde. Mit ProOffice und seinen Wartungstools
können wir nachweisen, dass wir unseren Verpflichtungen normkonform
nachkommen.“ Auch in Rottenmann hat man sich für die kommenden Jahre im Bereich
Infrastruktur- und Facility-Management mit ProOffice noch viel vorgenommen.
St. Michael in der Obersteiermark hat Baumkataster im Griff
Die Baumbestände einer Gemeinde sind zu erfassen, um sie im Sinne der
Verkehrssicherheit regelmäßig zu kontrollieren, nach Ereignissen auf Schäden zu
untersuchen, erforderliche Maßnahmen einzuleiten und deren Durchführung zu
überwachen. „Dieses Thema ist hinsichtlich der Sicherheit unserer Bürger und
der Haftung der Gemeinde als Betreiber der Grünflächen zu sensibel für selbst
gestrickte Lösungen. Auch für kleinere Gemeinden zahlt sich der Einsatz
professioneller Werkzeuge wie ProOffice in jedem Fall aus“, betont Amtsleiter
Mario Moser von der 3000-Einwohner-Gemeinde St. Michael in der Obersteiermark.
Der Baumkataster wird in St. Michael in Zusammenarbeit mit den
Österreichischen Bundesforsten gewartet, wobei sich alle Beteiligten der Lösung
ProOffice als zentrales Informations- und Managementinstrument bedienen. Die
laufende Kontrolle obliegt den Bundesforsten, die Durchführung der Baumpflege
liegt in der Verantwortung des Bauhofes der Gemeinde St. Michael. Mit ProOffice
sind alle Aktivitäten, aber auch Dokumente wie Bilder, Verträge, Protokolle
etc. jederzeit objektbezogen und auf Wunsch integriert in die
Grünanlagenplanung verfügbar. Verortung erleichtert die Zuordnung und
Arbeitsorganisation. Eine Mitnahme ins Gelände, online wie offline, macht alle
Daten überall und sofort verfügbar.
Integriertes Facility Management in Leibnitz
Viele
Städte und Gemeinden verwalten eine Vielzahl an Immobilien. Dabei müssen sie ihre Dokumente, Termine
und sämtliche verpflichtenden Aufgaben stets im Überblick behalten. ProOffice
bietet ihnen eine abteilungsübergreifende Sicht auf die Immobilien, die damit
verknüpften Objekte wie Geräte und Anlagen, Mietverträge, Inventar sowie daraus
resultierende Prozesse.
In der
Stadtgemeinde Leibnitz hat man sich für ein umfangreiches Immobilienmanagement der
35 gemeindeeigenen Gebäude mit ProOffice Objektverwaltung entschieden.
Barbara Zwetti ist für das Facility Management und die Gebäudeinstandhaltung zuständig: „Mit ProOffice habe ich alle
relevanten Daten, wie die digitalen Pläne der Geschoße, das Raumbuch oder
Informationen über Dach, Fenster und Instandhaltungsarbeiten etc., zentral im
Zugriff. Die Lösung ist logisch aufgebaut und trotz des umfassenden
Leistungsumfangs einfach zu bedienen.“ ProOffice Objektverwaltung ist nicht nur
perfekt mit den k5-Anwendungen integriert, sondern bietet auch zahlreiche
Erweiterungen. In Leibnitz ist als nächstes eine Erweiterung von ProOffice für
Inventar und Schlüsselverwaltung geplant.
Nachzulesen im PSC Journal 01 2017