Die Stadtgemeinde Leibnitz bietet ihren Bürgerinnen und Bürgern eine hohe Lebensqualität und eine moderne Infrastruktur. Die gute Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz macht Leibnitz zur idealen Wohngemeinde auch für Pendler. Durch den Zusammenschluss mit den Gemeinden Kaindorf an der Sulm und Seggauberg im Rahmen der Gemeindestrukturreform ist Leibnitz von rund 7.000 auf über 11.600 Einwohner angewachsen, was zusätzliche Herausforderungen an die interne und externe Kommunikation sowie den Informationsaustausch stellt.
Deutliche Zeitersparnis
Seit über einem Jahr arbeitet die Stadtgemeinde Leibnitz mit k5. Die Umstellung verlief einfach und problemlos und auch in den Gemeinden Kaindorf und Seggauberg, die vor der Fusion Softwarelösungen von Drittanbietern im Einsatz hatten, hat die Einführung von k5 und der Rechnungsabschluss 2014 mit Unterstützung von PSC gut funktioniert, wie der Leiter der Finanzverwaltung, Herr Ernst Koroschetz, berichtet.
„Zeitersparnis“ ist jener Vorteil von k5, der für ihn in der täglichen Arbeit den deutlichsten Unterschied macht. „Voranschlag und Rechnungsabschluss sind mit k5 schnell und einfach durchzuführen, denn das Programm erledigt praktisch alles von selbst, ohne dass man komplizierte manuelle Vorlaufeingaben, die nicht nur zeitaufwändig, sondern auch potentielle Fehlerquellen sind, tätigen muss. Der Bericht wird samt Beilagen per Mausklick erstellt und sofort als PDF angezeigt. Auch die Excel-Integration für Analysen und Auswertungen ist perfekt gelöst. Da ist noch viel mehr herauszuholen und wir haben hier noch ein weites Betätigungsfeld vor uns“, berichtet Herr Koroschetz über die Zukunftspläne.
Auch für EDV-Leiter Manfred Magg ist die k5-Technologie auf Basis von Microsoft ein großer Vorteil der neuen Lösung. „Das Handling ist einfach und dicke Handbücher erübrigen sich dank der intuitiven Bedienbarkeit.“ Aufgrund der durchgängigen Integration von k5 Dokumentenmanagement ist auch die Akzeptanz für den papierlosen Akt deutlich gestiegen, denn der Aufruf von Akten und Belegen direkt aus der Applikation bringt eine große Arbeitserleichterung mit sich.
Elektronischer Rechtsverkehr nahtlos in k5 integriert
Die durchgängige Einbindung von externen Datenquellen und Anwendungen in k5 ist auch die Voraussetzung für eine optimale Nutzung von E-Governmentanwendungen wie der elektronische Rechtsverkehr ERV, der in der Stadtgemeinde Leibnitz nahtlos in k5 integriert ist. Im k5 Finanzmanagement werden bei den offenen Posten Merker für Mahnklage oder Exekution gesetzt, aufgrund derer der gesamte Rechtsverkehr über das k5 ERV-Modul abgewickelt werden kann. „Alle relevanten Daten werden in den ERV übergeben, sodass nur mehr wenige manuelle Ergänzungen notwendig sind. Es ist sehr übersichtlich, man kann nichts vergessen und auch Übertragungsfehler werden durch Kontrollmechanismen und die automatische Datenübergabe vermieden. Auch für die Kollegen in der Steuern- und Abgabenabteilung bietet die Integration mehr Transparenz, da die Merker auf dem Steuerkonto nach dem Exekutionslauf automatisch aktualisiert werden“, erläutert die zuständige Sachbearbeiterin Frau Helga Heiling.
Im Unterschied zu einer früher im Einsatz befindlichen Lösung fließen die Daten aus dem elektronischen Rückverkehr, wie Aktenzeichenrückmeldung, vollstreckbare Zahlungsbefehle oder Exekutionsbewilligungen, wieder in k5 ein und werden automatisch beim zugehörigen Akt hinterlegt. Die Erfassung einer Exekution auf Basis einer bewilligten Klage erfolgt „auf Knopfdruck“ und auch bei Folgeeingaben, z. B. für neue Zustellungsanträge, wird Frau Heiling von k5 ERV über Textbausteine optimal für eine effiziente Erledigung unterstützt.
Perfekter Support durch AIO
Begeistert ist IT-Leiter Magg von dem Ticketsystem AIO für Supportmeldungen an PSC. „Die Kolleginnen und Kollegen sind dadurch viel selbstständiger geworden und melden allfällige Probleme direkt an PSC. Auch den Zugriff durch Fernwartung können sie eigenverantwortlich gewähren, was die Arbeit meiner Abteilung wesentlich erleichtert und den Support-Vorgang beschleunigt. Die rasche Reaktion und die Support-Qualität durch die PSC-Berater ist ein riesiger Vorteil!“
Die Bürgerservicestellen, die in den ehemaligen Rathäusern von Kaindorf und Seggauberg eingerichtet wurden, müssen ebenso auf alle Informationen und Akten zugreifen können wie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Leibnitz, denn Bürger sind es mittlerweile gewohnt, alle Auskünfte rasch zu erhalten, und das funktioniert sehr gut bei uns. Die EDV ist heute generell eine ganz wichtige Säule des kommunalen Managements, bei der im Hintergrund alle Fäden zusammenlaufen und die uns die Arbeit gewaltig erleichtert. Umso wichtiger ist es, sich auf eine zukunftsorientierte EDV-Infrastruktur stützen zu können und auf einen Partner wie PSC.“ Bürgermeister Helmut Leitenberger
Nachzulesen in unserem PSC Journal 01 2015