Kaum waren die Anstrengungen für die Ski-WM 2013 abgeklungen, stand das nächste Großprojekt, dem sich die Stadtgemeinde Schladming stellen musste, an. Infolge der steirischen Gemeindestrukturreform wurden per 1.1.2015 die Gemeinden Schladming, Pichl-Preunegg und Rohrmoos-Untertal zu einer knapp 6.700 Einwohner großen Kommune fusioniert.
In jeder der drei Gemeinden war bis dahin eine andere Softwarelösung im Einsatz. Die Reform war daher Anlass, die kommunale EDV, die einen wesentlichen verwaltungstechnischen Aspekt bei der Zusammenführung der drei Gemeinden zu einer Einheit darstellt, kritisch zu hinterfragen.
Ausgangssituation: drei Gemeinden & drei unterschiedliche Softwarelösungen
„Auf die Gemeinden kommen in nächster Zeit beachtliche Herausforderungen wie die duale Zustellung oder die Doppik zu. Unsere Zielsetzung war es daher, die IT auf eine gemeinsame moderne und zukunftssichere Basis zu stellen“, erläutern Stadtamtsdirektor Mag. Johannes Leitner und IT-Leiter Stefan Stocker ihre Beweggründe.
„Die Zusammenführung der Daten von drei Gemeinden zu einer gemeinsamen Buchhaltung stellt natürlich auch eine besondere Anforderung an den Softwarepartner dar. Wir wollten eine fehlerfreie Datenmigration sicherstellen und den Aufwand für die Mitarbeiter der Gemeinde dabei möglichst gering halten. Wir haben uns den Markt daher sehr kritisch angesehen und natürlich auch die drei bestehenden Lösungen unter diesem Aspekt geprüft. Letztendlich haben wir uns für eine vollkommen neue Variante, das k5 Kommunalmanagement, und die Firma PSC entschieden, deren Kompetenz uns überzeugt hat. Angebot und Zeitplan waren transparent, realistisch und nachvollziehbar und haben uns die Sicherheit gegeben, dass wir unsere kommunalen Aufgaben per 1.1.2015 erfüllen werden können.“
Umstellung in sechs Wochen
Der Zeitrahmen für die Umstellung war sehr eng, denn die endgültige Entscheidung für die Zusammenführung der drei Gemeinden fiel erst Ende Oktober. Im Vorfeld wurde die IT-Infrastruktur, die im Zuge des Gesamtprojektes ebenfalls erneuert wurde, installiert und die Softwareumstellung für Schladming „alt“ durchgeführt, mit den beiden anderen Gemeinden konnte jedoch erst mit Mitte November begonnen werden. Die Umstellung erfolgte in zwei Schritten: Jede der drei Gemeinden wurde samt separater Datenmigration auf k5 umgestellt und zum Jahreswechsel zu einer gemeinsamen Lösung zusammengeführt. Der aktive Einsatz der Anwender, die selbsterklärende Benutzeroberfläche von k5 und die Schulungen im Vorfeld gewährleisteten einen reibungslosen Ablauf beim Echtbetrieb der neuen gemeinsamen Lösung zum Jahreswechsel.
k5-Highlights: ELAK, Verfahren, WebOffice
Im Praxiseinsatz kommen die Vorteile der kommunalen Gesamtlösung k5 voll zur Geltung, wie Stadtamtsdirektor Mag. Leitner berichtet: „k5 unterstützt neue Wege in der Gemeindeverwaltung wie die duale Zustellung oder die Amtssignatur und passt sich an unsere Bedürfnisse an.“ Auch der elektronische Akt wurde im Zuge der k5-Umstellung in der Stadtgemeinde Schladming eingeführt, sodass jetzt die gesamte Aktenbearbeitung so weit wie möglich auf den ELAK ausgelegt ist.
Als weiteres Highlight sieht Mag. Leitner die Lösung k5 Verfahren, denn Verwaltungsverfahren müssen rasch und mit einer hohen Rechtssicherheit abgewickelt werden. Über die k5-Anwendung können Standardprozesse festgelegt werden, und ist zum Beispiel ein Bauamtsverfahren oder eine straßenpolizeiliche Bewilligung einmal festgelegt, kann es nicht mehr passieren, dass ein Verfahrensschritt abweichend behandelt wird.
Mit k5 Verfahren sind jetzt alle Mitarbeiter über den aktuellen Verfahrensstand informiert und können rasch Auskunft geben. Die einzelnen Erledigungen der Behörden wie Ausschreibungen oder Bescheide sind mit standardisierten Vorlagen hinterlegt, was nicht nur ein einheitliches Erscheinungsbild garantiert, sondern durch die automatische Berücksichtigung der rechtlichen Grundlagen den Arbeitsablauf deutlich erleichtert. Auch die Möglichkeit der dualen Zustellung bringt deutlich mehr Effizienz in den Ablauf.
Mit der Einführung eines Baumkatasters und Straßenkatasters mit der GIS-Anwendung webOffice ist für Herrn Stadtamtsdirektor Mag. Leitner auch sichergestellt, dass ein wichtiger Aspekt für allfällige Haftungsfragen der Stadtgemeinde abgedeckt ist. Straßenzustände können auf einfache Weise dokumentiert werden, Sanierungen geplant und budgetiert werden, und sollte ein Verkehrsunfall passieren, kann die ordnungsgemäße Aufsichtspflicht der Gemeinde leichter nachgewiesen werden.
Professionelles Projektmanagement durch PSC
Dem Team der PSC wird seitens der Stadtgemeinde ein sehr gutes Zeugnis ausgestellt: „Der detaillierte und gut strukturierte Zeitplan der Umstellung wurde genau eingehalten, alle damit verbundenen Aufgaben waren über das Projektmanagement- und All-In-One-Serviceportal AIO für alle Beteiligten transparent dokumentiert und jedes Problem wurde unbürokratisch und kompetent gelöst. Wir hatten einen zentralen Ansprechpartner, der alles koordiniert hat. Insgesamt ein perfekter Ablauf.“
Mit der Erneuerung der gesamten IT-Infrastruktur, inklusive Servern, Backupsystem, Security, Virenschutz, etc. wurde ebenfalls der Partner PSC betraut, der das Gesamtsystem mit rund 30 IT-Arbeitsplätzen nun auch supportet und den reibungslosen Betrieb durch ein laufendes Monitoring und eine aktive Systemwartung gewährleistet. „Wir müssen für unsere Bürger- und Bürgerinnen und den Tourismusbereich rund um die Uhr online sein. Im Problemfall können wir uns auf die PSC und ihr Care-Service verlassen. Auch von der reibungslosen Umstellung war ich positiv überrascht“, ist IT-Leiter Stefan Stocker mit der laufenden Zusammenarbeit sehr zufrieden.
Nachzulesen in unserem PSC Journal 01 2015
"Für eine Gemeinde unserer Größenordnung ist es heutzutage unerlässlich, den Bürgerinnen und Bürgern entsprechende Serviceleistungen zu bieten, die jedenfalls auch eine sehr gute Lösung im EDV-Bereich voraussetzt. Das ist jetzt in höchstem Maße gegeben. Wir sind sehr zufrieden, gerade auch mit PSC als neuem Partner unserer Gemeinde. Schladming hätte in jedem Fall eine neue Lösung benötigt, und so hat sich die Gesamtumstellung auch im Sinne einer kostenbewussten Vorgehensweise perfekt ergeben." Bürgermeister Jürgen Winter