Mit dem Umstieg auf k5 Kommunalmanagement fiel im Frühjahr 2017 auch die Entscheidung für eine Gesamtbetreuung der IT-Landschaft durch PSC.
„Wie es ist, zwischen zwei Stühlen zu sitzen, haben wir leider schon erlebt“, berichtet Rechnungsdirektor Andreas Swoboda. „Deswegen haben wir großen Wert darauf gelegt, einen Partner wie PSC zu haben, der nicht nur die komplette Applikationssoftware, sondern auch Hardware und Service aus einer Hand anbietet.“ Bei der Umstellung auf k5 Kommunalmanagement wurde der Weg einer Inhouselösung mit einer eigenen Serverlandschaft bevorzugt, man wollte aber trotzdem nicht auf die Sicherheit und den Komfort einer professionellen IT-Betreuung verzichten.
PSC lieferte und installierte das gesamte Netzwerk und die 35 neuen Arbeitsplatz-PCs. Mit der Entscheidung für das PSC Care Service legte die Stadtgemeinde Eisenerz auch die Verantwortung für die Betreuung der Hardware, Systemsoftware und Security in die Hände der Experten der PSC. Diese stellen sicher, dass alles so läuft, wie es soll. Updates, Backups, Monitoring, Fehlerbehebungen, etc. und regelmäßige Systemchecks vor Ort sind im Servicepaket inkludiert. „Für uns ist es ein Riesenvorteil, mit der PSC nur mehr einen einzigen zentralen Ansprechpartner für alles zu haben, und die Kosten sind kalkulierbar.“ Im Anlassfall wird rasch reagiert und Abhilfe geschaffen.
Unter Beweis gestellt wurde die flexible Reaktionsfähigkeit der PSC bereits im Rahmen des Firewall-Projektes. Der bisherige Anbieter fiel unerwartet aus und es musste binnen zwei Wochen eine neue Lösung implementiert werden. Gleichzeitig mit der neuen Firewall wurde auch ein Viren- und Spamfiltering für gehostetes Outlook aktiviert. „Das war eine Spitzenleistung!“, berichtet Rechnungsdirektor Swoboda begeistert.
Mit k5 schneller zum Ergebnis
„Es macht Spaß, mit k5 zu arbeiten. Ich denke da an die Erstellung des Voranschlages oder Rechnungsabschlusses. Es ist so einfach, zu dem gesamten Rechenwerk inklusive der Ausgabe aller Dokumente als PDF zu kommen, so etwas kannten wir bisher nicht.“ Ähnliches berichtet auch Susanna Brandegger, zuständig für Steuern und Abgaben: „Es ist alles nachvollziehbar, selbsterklärend und läuft wirklich gut.“
Es sind oft Details und einzelne Programm-Features, die das tägliche Arbeiten wesentlich erleichtern. Ein Beispiel liefert die Leiterin des Bürgerservices und Sozialamtes, Marlene Kohlbacher: „Das gesamte Vorschreibungswesen ist nun viel einfacher. Wir ersparen uns allein bei der Abrechnung von ‚Essen auf Rädern‘ mindestens eine Stunde monatlich. Sowohl die Kundenanlage als auch die Erfassung der konsumierten Essen gehen einfach und rasch. Wo wir vorher bis zu zwei Stunden brauchten, sind wir jetzt in 20 Minuten fertig.“
Integrierte Gesamtlösung
Mit der Umstellung auf k5 Finanzmanagement wurde auch k5 Verfahren für das Bauamt, WebOffice für GIS-Anwendungen und ProOffice für das Infrastrukturmanagement, Zeiterfassung, das Dokumentenmanagement sowie das Gästemeldewesen sukzessive implementiert.
Das nächste Projekt ist das Redesign der neuen Website. Die Web-Verantwortlichen der Stadtgemeinde Eisenstadt wollten eine Lösung, die sie ganz einfach selber warten können, um nicht mehr auf Externe angewiesen zu sein, und haben sich daher für einen Umstieg auf RIS Kommunal entschieden. Damit werden den Bürgern und Gästen alle Infos ohne Mehraufwand auch über die App Gem2Go zur Verfügung gestellt.
Rechnungsdirektor Andreas Swoboda zusammenfassend: „Alles greift jetzt nahtlos ineinander, eine optimale Gesamtlösung, perfekt für unsere Anforderungen.“
Nachzulesen im PSC Journal 01 2018