Kunst hat in der Gemeinde St. Jakob im Rosental einen hohen Stellenwert. Bereits im Eingangsbereich des Gemeindeamtes wird klar, dass hier nicht nur Politik und Verwaltung zu Hause sind, sondern dass auch die Bürgerinnen und Bürger gerne zu den wechselnden Ausstellungen des Kunstforums der Gemeinde kommen. St. Jakob bietet nicht nur Wohn- und Freizeitqualität für seine knapp 4.500 Einwohner, sondern ist dank der guten Verkehrsanbindung auch Wirtschaftsmagnet der Region.
Nach einer Praxisbesichtigung in der Gemeinde Eberndorf (über die wir im vorliegenden PSC Journal auf Seite 4-5 berichten) war die Entscheidung für einen Umstieg auf das k5 Kommunalmanagement klar gefallen, denn die Mitarbeiter von St. Jakob waren vom Leistungsumfang und der Bedienerfreundlichkeit der Lösung restlos begeistert. Finanzverwalter Manfred Velikogne und die Sachbearbeiterin für Steuern und Abgaben, Isolde Sticker, sind sich nach einigen Monaten seit der k5-Installation im Juni 2015 einig: Das Programm stellt tatsächlich den Anwender und seine Arbeitsabläufe in den Mittelpunkt. „k5 ist wirklich logisch aufgebaut“, freut sich Frau Sticker. „Wenn ich mir denke‚ was wäre der nächste Schritt?, ist es sehr wahrscheinlich, dass k5 mir genau diesen bereits vorschlägt. Auch viele Programmdetails erleichtern das Arbeiten immens, so können beispielsweise beim Zahlscheindruck Texte und Adressen einfach überschrieben werden und sind dann auch gleich gespeichert. Das integrierte DMS erspart uns irrsinnig viel Zeit bei der Belegsuche.“ Auch die durchgängige Integration von k5, wie die direkte Verbuchung der Steuern im Kassabuch oder die einfache Datenübergabe an Excel, um individuelle Auswertungen zu machen, oder die einfache Erstellung von Beilagen des mittelfristigen Finanzplanes sind weitere Beispiele dafür.
Besonders hervorzuheben ist laut Herrn Velikogne der Informationsgehalt der Startseite (Desktop), auf der alle Tagesgeschäfte wie Abbuchungsaufträge, Zahlungsdatenträger, anzuordnende Eingangsrechnungen und deren Status, etc. aufscheinen. „Ich sehe auf einen Blick, was ich zu tun habe und was offen ist, und das genau auf meine Bedürfnisse zugeschnitten.“ Durch die LMR-Integration von k5 werden auch Personenstandsänderungen auf der Startseite angezeigt und können per Mausklick automatisch abgeglichen werden. Durch den Abgleich werden auch Doubletten, die bisher z. B. bei der falschen Schreibweise eines Namens entstehen konnten, vermieden. Ähnlich praktisch ist auch die Verknüpfung der Lieferanten mit dem Firmenbuch.
Die duale Zustellung ist bereits in der Testphase und auch der durchgängige elektronische Akt ist geplant.
Durch den einheitlichen Aufbau der Masken und die komfortable Suchfunktion findet man sich auch in anderen Modulen von k5 rasch zurecht, wie auch Herr Velikogne, der knapp nach der Einführung von k5 als Urlaubsvertretung für einige Kollegen einspringen musste, bestätigt: „Die einzelnen Arbeitsabschnitte sind so logisch und übersichtlich aufgebaut, dass man eigentlich nichts falsch machen kann. Bisher gab es bei jedem Software-Umstieg gewisse Anlaufschwierigkeiten, nicht jedoch bei k5. Niemand im Haus hat etwas von der Umstellung gemerkt, nach einem halben Tag Einschulung haben wir begonnen zu arbeiten.“
Sollte einmal doch eine Frage nicht selbst zu lösen sein, hilft der Telefonsupport oder die Fernwartung der PSC. „Bis jetzt konnten alle Fragen binnen Minuten beantwortet werden.“
Gemeinde-Homepage wird mobil
Die Homepage von St. Jakob ist eine wichtige Plattform für den Informationsaustausch der Gemeinde mit Bürgern und Besuchern. Laufend werden News zu Veranstaltungen, Informationen der gemeindeeigenen Betriebe oder neue Services publiziert. Für die Wartung der Inhalte nutzt die Gemeinde das für den kommunalen Bereich spezialisierte CMS-System RiS Kommunal. Mit der App Gem2Go bietet St. Jakob ohne Mehraufwand auch mobilen Zugang zu allen Inhalten, denn der Webadministrator muss lediglich angeben, welche Inhalte auch mobil verfügbar sein sollen, und schon kann jeder die Daten, optimiert für Smartphones, von jedem Ort aus mobil abfragen.
Aus dem Anlass, dass Verordnungen und Protokolle laut neuester gesetzlicher Anordnungen zu veröffentlichen sind, wird die Homepage von St. Jakob derzeit einem Redesign unterzogen.
„Ich sehe auf einen Blick, was ich zu tun habe und was offen ist, und das genau auf meine Bedürfnisse zugeschnitten." Finanzverwalter Manfred Velikogne und Isolde Sticker vor Bildern der Ausstellung mit Werken von Gustav Janu, einem Künstler aus St. Jakob im Rosental.
Nachzulesen im PSC Journal 01 2016